Abbiamo dimezzato i tempi di risposta nella refertazione

"Tutti amano il sistema [Tissue-Tek] AutoTEC®. È veloce, standardizzato e molto più sicuro." Ørjan Olsen Axelson, 2018:2

Ospedale universitario Haukeland.

Presso l’Ospedale universitario Haukeland vengono trattati ogni anno circa 600.000 pazienti e vengono formate alcune migliaia  di  professionisti  sanitari.  Il  laboratorio  impiega 20 persone e, nel 2010, ha refertato più di 35.000 esami. Questo si traduce in circa 150 richieste istologiche al giorno, vale a dire 670 vetrini al giorno.

Nel 2010, il reparto di immunoistochimica ha condotto 100 test al giorno e, nel 2011, il numero complessivo di esami è aumentato del 14% circa.

Stress lavoro correlato e tempi di processazione lunghi.

I  problemi  legati  ai  lunghi  tempi  di  processazione  con arretrati  di  oltre  10  giorni  hanno  motivato  Ørjan  Olsen Axelson a migliorare il flusso di lavoro. Nel gennaio 2011, un’azienda  chiamata  Valumatrix  si  è  unita  al  team  per avviare il processo. Tutti i processi sono stati cronometrati. Axelson spiega che aver compreso la possibilità di migliorare servizi è stato illuminante. 

L’obiettivo principale era rendere il flusso di lavoro efficiente e ininterrotto e velocizzare i tempi di processazione.

Lavoro Lean, o agevole.

Il team ha iniziato a cercare nuove soluzioni in grado di supportare il nuovo metodo di lavoro. La Smart Automation e le   soluzioni Tissue-Tek^® di Sakura^® Finetek hanno permesso di realizzare le loro idee, aiutandoli ad applicare principi Lean. 

Il Tissue-Tek^® Prisma^® ed il Tissue-Tek Film^® sono arrivati nel dicembre  2010, il Tissue-Tek AutoTEC^® con le cassette Tissue-Tek^®  Paraform^® nell’aprile 2011 e i due Tissue-Tek Xpress^® x120 a metà agosto 2011. 

Diagnosi in un giorno.

Al momento dell’intervista, le soluzioni Sakura erano state installate da otto settimane. Nel frattempo, il personale era stato in grado di effettuare le diagnosi due volte più velocemente rispetto a prima, nonostante l’aumento del 14% del numero di richieste nel corso dell’anno. Il traguardo più importante in quel periodo è stata la prima “diagnosi in un giorno”, appena nove giorni dopo la messa in funzione dell’Xpress.

Ora siamo impegnati in una grande ristrutturazione del nostro laboratorio, cosa che per il momento non semplifica il nostro lavoro. Tuttavia, siamo riusciti a lavorare con i nuovi tempi di processazione. Il nostro obiettivo è ancora tre giorni per i campioni piccoli e cinque giorni per i campioni di tessuto più grandi. Inoltre, vogliamo essere in grado di soddisfare tutte le richieste in emergenza future. 

Il team dei super utenti.

È stato nominato un team di quattro “super utenti”, responsabile dei nuovi strumenti e di una parte dello sviluppo del sistema Lean. 

Il team si è impegnato a fondo e ha proposto numerose idee per aumentare ulteriormente il livello di efficienza. Anche gli altri tecnici biomedici sono stati invitati a proporre idee e suggerimenti. Gli operatori responsabili di questo cambiamento hanno accolto la sfida pensando ai miglioramenti che avrebbero apportato nel laboratorio. Sto riorganizzando con  iacere l’assetto di questo laboratorio. È fantastico avere la possibilità di innovare e migliorare tutti gli aspetti del nostro lavoro. Gli strumenti offrono un contributo prezioso, poiché svolgono una parte del nostro lavoro. L’incessante mole di lavoro è quindi ormai un problema del passato, proprio come lo stress quotidiano che comportava. 

Meno lavoro di routine per gli operatori del laboratorio.

Il Tissue-Tek AutoTEC ed il Tissue-Tek Paraform consentono al laboratorio di avere soltanto due anziché quattro tecnici che includono manualmente le cassette, e solo per quattrocinque ore al giorno mentre gli altri operatori possono dedicarsi ad attività più critiche. Ciò significa che sono necessarie solo due postazioni di lavoro anziché quattro.

Tutti amano il sistema Tissue-Tek AutoTEC. È veloce, standardizzato e molto più sicuro. L’aspetto più importante è che  non è necessario aprire le cassette, il che permette di evitare errori. Gli altri tecnici possono dedicarsi ad attività più critiche del laboratorio. Questo dà il tempo di garantire la qualità o di migliorare ulteriormente le nostre procedure.

Garanzia di qualità.

Il Tissue-Tek Xpress x120 processa il 30% dei campioni di tessuto nel laboratorio dell’Ospedale universitario Haukeland. Allo stesso tempo, stiamo conducendo dei test tra i nostri venti patologi per garantire la qualità. I vari tessuti vengono processati con il programma standard per un’ora, il programma esteso per due ore e con il Tissue-Tek VIP^®. 

Il nostro obiettivo finale dei prossimi due mesi è che Tissue-Tek Xpress x120 processi l’85% di tutti i campioni di tessuto. Tuttavia, è importante guadagnarsi la fiducia di tutti i patologi, cosa che sicuramente succederà. La qualità dei campioni di tessuto processati sembra essere molto buona. Finora non abbiamo avuto quasi nessun problema con gli strumenti Tissue-Tek AutoTEC e Tissue-Tek Xpress. 

In caso di problemi, il nostro referente Sakura interviene immediatamente.

Risparmio sui costi.

Anche in Norvegia si mira a ridurre il numero di notti trascorse dai pazienti in ospedale. Sia il  ontrollo dei costi che la volontà di supportare i patologi nel fornire ai pazienti diagnosi veloci hanno un ruolo importante. Se fosse per Axelson, i test dovrebbero progredire altrettanto velocemente in modo da garantire che l’efficienza e il flusso di lavoro siano uno standard nel suo laboratorio.

Impegno. 

Nel descrivere la sua esperienza con Tissue-Tek AutoTEC, Tissue-Tek Prisma e Tissue-Tek Film, nonché con Tissue-Tek Xpress, Rødningen giudica questi strumenti facili da usare e altamente affidabili. 

Inoltre, non avere più arretrati è un vero sollievo. Ora abbiamo finalmente acquisito il controllo, dopo aver lavorato con pile di cassette che non terminavano mai, il che era fonte di grande demotivazione. Cerchiamo di lavorare nel modo più rapido ed efficiente possibile, cosa che spesso si traduce in piccole competizioni. Non è raro sentire qualcuno che dice: “Ho già finito di caricare le mie cassette. Ne hai altre?” I nuovi strumenti di processazione hanno migliorato notevolmente l’atmosfera sul luogo di lavoro.

Cos’è che le piace di più dello stato di super utilizzatore delle soluzioni Sakura?

Rødningen risponde: Mi consente di imparare molto sui nuovi strumenti, sui processi di laboratorio e sul team building. Sono davvero soddisfatta di tutti i cambiamenti.

“ Tutti amano il sistema [Tissue-Tek] AutoTEC®. È veloce, standardizzato e molto più sicuro. “ 

(Ørjan Olsen Axelson, 2018:2)