Hemos reducido a la mitad nuestro tiempo de respuesta

Hospital Universitario de Haukeland

Cada año se tratan unos 600 000 pacientes y se forman unos cuantos miles de profesionales médicos en el Hospital Universitario  de  Haukeland.   El  laboratorio  da   trabajo    a 20 personas y procesó 35 000 solicitudes en 2010. Esto significa unas 150 solicitudes histológico-patológicas al día, lo que en conjunto suponen unos 670 portaobjetos al día.

En 2010, el departamento de inmunohistoquímica procesó 100 solicitudes al día y, en 2011, el número total de solicitudes había aumentado en aproximadamente un 14%.

Estrés laboral y largos tiempos de procesamiento

Con   la  desmotivación  provocada   por   los   problemas  del trabajo por lotes y los tiempos de procesamiento de más de 10 días, Ørjan Olsen Axelson se dio cuenta de que quería trabajar con un enfoque más eficaz. En enero de 2011, una empresa llamada Valumatrix se unió al equipo para iniciar el proceso.   Todos   los  procesos  de  trabajo  se cronometraron.

Axelson explica que era una oportunidad para ver cuánto podían mejorar sus servicios.

Su objetivo principal era reducir los metros de desplazamiento del personal y las muestras de tejidos, hacer que el flujo de trabajo fuese eficiente e ininterrumpido y agilizar los tiempos de procesamiento.

Trabajos eficaces

El equipo comenzó a buscar nuevas herramientas de laboratorio que respaldaran el nuevo método de trabajo. SMART Automation, la gama de productos premium Tissue-Tek® de Sakura® Finetek, se adaptaba a sus ideas, ya que podía ayudarles a aplicar los principios del modelo Lean.

Tissue-Tek® Prisma® y Tissue-Tek Film® llegaron en diciembre de 2010, el Tissue-Tek AutoTEC® con los casetes Tissue-Tek® Paraform®, en abril de 2011 y los dos Tissue-Tek Xpress® x120, a mediados de agosto de 2011.

Diagnósticos en un día

En el momento de la entrevista, el nuevo equipo de laboratorio llevaba instalado  ocho  semanas.   Durante  este periodo, el personal pudo realizar sus diagnósticos    el doble de rápido que antes, a pesar de que durante el año se había producido un aumento del 14 % en el número de solicitudes. Lo más destacado del último periodo había sido su primer «diagnóstico en un día», solo nueve días después de configurar Xpress.

Ahora estamos en medio de una gran renovación de nuestro laboratorio que, por el momento, no facilita nuestro trabajo. Sin embargo, hemos podido cumplir con el nuevo tiempo de procesamiento. Todavía tenemos como objetivo tres días para muestras pequeñas y cinco días para muestras de tejido más grandes. Además, queremos poder satisfacer todas las futuras solicitudes urgentes.

El equipo de superusuarios

Se nombró a un equipo de cuatro personas como «superusuarios», responsables de los nuevos instrumentos y una parte del desarrollo del sistema Lean.

Esto generó  un firme compromiso por parte de su equipo   y en una serie de ideas para aumentar aún más el nivel de eficiencia. También se invitó a otros científicos biomédicos a presentar sus ideas y aportaciones. A los superusuarios les gusta el reto, ya que les permite pensar en diferentes líneas.

Me   lo  paso  muy   bien   organizando   este    laboratorio. Es fantástico poder innovar y mejorar todos los aspectos de nuestro trabajo. Los instrumentos son una valiosa aportación, ya que hacen parte del trabajo por nosotros.  Por lo tanto, la cantidad incesante de  trabajo,  ahora,  forma parte del pasado,  al   igual  que  el   estrés  diario  que implicaba.

Menos científicos biomédicos

Tissue-Tek AutoTEC y Tissue-Tek Paraform permiten que el laboratorio solo necesite  dos  científicos   biomédicos,  en lugar de cuatro, para la inclusión manual de los casetes y solo entre cuatro y cinco horas al día. Esto significa que solo se necesitan dos puestos de trabajo en lugar de cuatro.

A todo el mundo le encanta Tissue-Tek AutoTEC. Es rápido, estandarizado y mucho más seguro. Lo más importante es que no es necesario abrir los casetes, lo que evita cometer errores. Los otros dos científicos biomédicos pueden prestar sus servicios en otros puestos de trabajo rutinarios. Esto da tiempo para garantizar la calidad o mejorar aún más nuestros procedimientos.

Garantía de calidad

El Tissue-Tek Xpress x120 procesa el 30 % de las muestras de  tejido   en  el  laboratorio   del  Hospital  Universitario   de Haukeland.

Al mismo tiempo, estamos realizando una prueba a ciegas entre nuestros veinte patólogos para garantizar la calidad. Cada tipo de tejido es procesado por el programa estándar durante una hora, por el programa ampliado durante dos horas y por el Tissue -Tek VIP®.

Nuestro objetivo final para los próximos dos meses es que el Tissue -Tek Xpress x120 procese el 85 % de todas las muestras de tejido. Pero es importante ganarse la confianza de todos  los   patólogos,  lo  que   seguramente  ocurrirá.  La calidad   de  las  muestras   de  tejido  procesadas  parece muy buena. Hasta ahora, casi no hemos tenido ningún problema con los instrumentos Tissue-Tek AutoTEC y Tissue-Tek Xpress.

Si ocurre algún problema, nuestra persona de contacto con Sakura toma medidas inmediatamente.

Ahorro de costes

En Noruega también quieren que se reduzca el número de noches que pasan los pacientes en el hospital. Tanto el control de costes como el deseo de dar a los pacientes su diagnóstico y tratamiento posterior lo antes posible son importantes.    Si dependiera de Axelson, la prueba a ciegas progresaría con la  misma   rapidez  para  garantizar   que  la  eficiencia y el flujo de trabajo sean la norma en su laboratorio.

Compromiso

Según la experiencia de Rødningen, Tissue-Tek AutoTEC, Tissue-Tek Prisma, Tissue-Tek y Tissue-Tek Xpress son fáciles de usar y muy fiables.

Además, es un alivio mantenerse al día con el trabajo.    Por fin tenemos el control después de  haber  trabajado con un sinfín de pilas de casetes, que eran realmente desmotivadoras. Ahora intentamos trabajar de la forma  más rápida y eficiente posible, lo que a menudo termina   en pequeñas competiciones. Un ejemplo sería: «Ya he terminado de cargar mis casetes. ¿Ya tienes otras?». Los nuevos instrumentos de procesamiento han mejorado realmente el ambiente de trabajo.

¿Qué es lo que más le gusta del estatus de superusuario?

Rødningen responde: Me permite aprender mucho sobre los nuevos instrumentos, los procesos del laboratorio y la   formación  de  equipos. Me encantan todos los cambios.

« A todo el mundo le encanta el [Tissue-Tek] AutoTEC®. Es rápido, estandarizado y mucho más seguro. » 

(Ørjan Olsen Axelson, 2018:2)