Skróciliśmy czas oczekiwania na wyniki o połowę

Szpital Uniwersytecki Haukeland.

Każdego roku Szpital Uniwersytecki Haukeland przyjmuje około 600 000 pacjentów i szkoli kilka tysięcy pracowników medycznych. Zatrudniające 20 osób laboratorium w 2010 roku przetworzyło 35 000 zleceń. Daje to dzienną liczbę 150 zleceń na badania histopatologiczne, czyli 670 preparatów. 

W 2010 roku w jednostce immunohistochemii przetwarzano 100 zleceń dziennie, a w 2011 roku ogólna liczba zleceń wzrosła o około 14%. 

Stres w pracy i długi czas przetwarzania.

Demotywujące problemy z partiami i czasy przetwarzania przekraczające 10 dni sprawiły, że Ørjan Olsen Axelson zapragnął pracować w bardziej efektywny sposób. W styczniu 2011 roku do zespołu dołączyła firma Valumatrix, która rozpoczęła wdrażanie procesu. Czas trwania wszystkich procesów roboczych mierzono stoperem. 

Jak mówi Axelson, metoda ta pozwoliła zespołowi zobaczyć, o ile może ulepszyć swoje usługi. 

Ich głównym celem było skrócenie dystansu pokonywanego przez personel i odległości, na jakich przenoszono próbki tkanek, oraz zapewnienie nieprzerwanego, wydajnego przepływu pracy i szybszego przetwarzania. 

Praca w trybie „Lean”.

Zespół zaczął szukać nowych narzędzi laboratoryjnych, które pomogłyby w opracowaniu nowej metody pracy. Zdecydowano się na SMART Automation, czołową linię produkcyjną Tissue-Tek® firmy Sakura® Finetek, która mogła usprawnić wdrażanie zasad Lean. 

System Tissue-Tek® Prisma® i Tissue-Tek Film® dostarczono w grudniu 2010 roku, system Tissue-Tek AutoTEC® z kasetkami Tissue-Tek® Paraform® w kwietniu 2011 roku, a dwa systemy Tissue-Tek Xpress® x120 w połowie sierpnia 2011 roku. 

Diagnostyka jednodniowa.

W momencie przeprowadzania rozmowy nowe urządzenia laboratoryjne były zainstalowane już od ośmiu tygodni. Pracownicy byli w stanie diagnozować dwa razy szybciej niż wcześniej mimo 14-procentowego wzrostu liczby zleceń. Punktem kulminacyjnym tego okresu była pierwsza „jednodniowa diagnoza” w historii, zaledwie dziewięć dni po skonfigurowaniu systemu Xpress.

Obecnie przeprowadzamy wielki remont naszego laboratorium, który na razie nie ułatwia nam pracy. Mimo tego udało nam się wdrożyć nowy czas przetwarzania. W przypadku małych próbek nadal dążymy do trzech dni, a w przypadku większych próbek tkanek – do pięciu dni. Ponadto chcemy osiągnąć zdolność realizacji wszystkich zleceń awaryjnych. 

Zespół superużytkowników.

Cztery osoby otrzymały status „superużytkowników" odpowiedzialnych za nowe urządzenia i część rozwoju systemu Lean. 

Zaowocowało to dużym zaangażowaniem zespołu i zainspirowało do obmyślenia wielu pomysłów dotyczących dalszego podnoszenia wydajności. Inni naukowcy zajmujący się biomedycyną również zostali zaproszeni do przedstawiania swoich pomysłów i opinii. Superużytkownicy lubią to wyzwanie, ponieważ dzięki niemu mogą myśleć wielotorowo.  

Świetnie się bawię, biorąc udział w reorganizacji laboratorium. Fantastycznie jest móc wprowadzać innowacje i ulepszać wszystkie aspekty naszej pracy. Przyrządy wnoszą do naszych działań cenny wkład, wykonując za nas część pracy. Bezustanna praca należy więc już do przeszłości, podobnie jak związany z nią codzienny stres. 

Mniej naukowców biomedycznych.

Systemy Tissue-Tek AutoTEC i Tissue-Tek Paraform pozwalają laboratorium na zatrudnienie dwóch zamiast czterech naukowców biomedycznych, którzy przez zaledwie cztery–pięć godzin dziennie zajmują się ręcznym zatapianiem kasetek. Oznacza to, że zamiast czterech potrzebne są tylko dwa stanowiska robocze.

Wszyscy uwielbiają system Tissue-Tek AutoTEC. Jest szybki, znormalizowany i o wiele bezpieczniejszy. Najistotniejsze jest to, że nie ma potrzeby otwierania kasetek, co zapobiega popełnianiu błędów. Dwóch nadmiarowych naukowców biomedycznych może teraz wykonywać inne obowiązki na standardowych stanowiskach roboczych. Dzięki temu zyskujemy czas na dopilnowanie odpowiedniego poziomu jakości lub dalsze doskonalenie naszych procedur. 

Gwarancja jakości.

System Tissue-Tek Xpress x120 przetwarza 30% próbek tkanek w Szpitalu Uniwersyteckim Haukeland. 

Jednocześnie dla zapewnienia jakości przeprowadzamy wśród naszych dwudziestu patologów ślepe testy. Każdy rodzaj tkanki jest poddawany godzinnemu programowi standardowemu, dwugodzinnemu programowi rozszerzonemu oraz przetwarzany przez system Tissue-Tek VIP®. 

Naszym ostatecznym celem na najbliższe kilka miesięcy jest przetwarzanie 85% łącznej liczby próbek tkanek w systemie Tissue-Tek Xpress x120. Ważne jest jednak, aby wszyscy patolodzy czuli się pewnie w tym, co robią. Jestem pewien, że tak właśnie będzie. Jakość przetworzonych próbek tkanek wydaje się być bardzo dobra. Do tej pory przyrządy Tissue-Tek AutoTEC i Tissue-Tek Xpress nie sprawiały nam żadnych problemów. 

Jeśli coś się dzieje, osoba wyznaczona do kontaktu z firmą Sakura natychmiast podejmuje odpowiednie działania.  

Oszczędność kosztów.

W Norwegii również obserwujemy dążenie do zmniejszenia liczby nocy, które pacjenci spędzają w szpitalu. Duże znaczenie ma zarówno kontrola kosztów, jak i chęć jak najszybszego postawienia pacjentom diagnozy i późniejszego leczenia. Zdaniem Axelsona, ślepy test powinien przebiegać równie szybko – w ten sposób wydajność i płynność pracy stałyby się regułą w jego laboratorium. 

Zaangażowanie.

Rødningen opisuje swoje doświadczenia z pracy z Tissue-Tek AutoTEC, Tissue-Tek Prisma i Tissue-Tek Film, a także Tissue-Tek Xpress, jako przyjazne dla użytkownika i niezawodne. 

Co więcej, wykonywanie pracy bez opóźnień przynosi uczucie ulgi. Po niekończących się stosach kasetek, które były naprawdę demotywujące, wreszcie odzyskaliśmy pełną kontrolę. Teraz staramy się pracować jak najszybciej i jak najefektywniej, co często budzi w nas ducha rywalizacji. Na przykład: „Zakończyłam już ładowanie kasetek. Masz jeszcze jakieś nowe?” Nowe przyrządy do przetwarzania naprawdę poprawiły atmosferę w pracy. 

Co najbardziej lubi w statusie superużytkownika?

Rødningen odpowiada: 

Dzięki niemu mogę się wiele dowiedzieć o nowych urządzeniach, procesach laboratoryjnych i tworzeniu zespołu. Bardzo podobają mi się wszystkie zmiany.

„ Wszyscy uwielbiają system [Tissue-Tek] AutoTEC®. Jest szybki, znormalizowany i o wiele bezpieczniejszy. ” 

(Ørjan Olsen Axelson, 2018:2)