Nous voulions mieux maîtriser le flux de travail

Pathology Friesland

Le changement peut s’avérer difficile, en particulier lorsqu’il concerne un laboratoire qui utilise les mêmes méthodes de travail depuis 55 ans. Pathology Friesland a cependant pris une décision importante et a fait le grand saut en septembre 2010 en achetant le Tissue-Tek Xpress® x120. Depuis, ils ont augmenté le volume et la vitesse dans leur laboratoire répondant ainsi aux demandes actuelles de leurs clients. 

Le directeur Bert Benthem, le pathologiste Erik van der Worp et le technicien référent Gooitske Nassette expliquent comment ils sont passés d’un traitement par lots à un traitement en continu. 

Technicien référent

Gooitske Nassette : « Vive le navigateur de laboratoire ». 

« La charge de travail est interminable » ou « Au secours ! J’ai perdu le fil ! » L’implémentation de la nouvelle méthode de travail a demandé un certain temps, mais, en fin de compte, cela en valait la peine. Jusqu’à récemment, tous les échantillons de tissus étaient traités pendant la nuit et environ 650 cassettes étaient déposées sur le bureau du laboratoire le matin. 

Actuellement, avec l’aide du Tissue-Tek Xpress x120, les cassettes sont traitées en flux continu tout au long de la journée. L’ancienne situation imposait également que le technicien de laboratoire remplisse toutes les formalités administratives une fois par jour, mais, maintenant, il peut le faire après chaque lot. Par le passé, tous les travaux s’arrêtaient à 16h30, mais, aujourd’hui, le Tissue-Tek Xpress x120 produit en permanence des cassettes contenant des échantillons de tissus traités.

Il s’agit d’un processus continu. D’une certaine manière, nous avons tous obtenu un nouvel emploi. Toutes les procédures opérationnelles ont été modifiées et, si tout se déroule sans encombre, cela profite à tout le monde. Les techniciens de laboratoire n’ont plus à gérer le pic matinal. 

Quant aux patients et spécialistes, ils disposent d’un diagnostic plus rapidement. Certains techniciens de laboratoire ont immédiatement apprécié les changements, tandis que d’autres ont dû prendre le temps de s’y habituer. En particulier, à la macroscopie, car les 3 à 4 mm habituels devaient être normalisés à 2 mm pour le Tissue-Tek Xpress x120. Cela nécessitait un peu de pratique. Actuellement, je m’efforce d’assurer le bon fonctionnement du laboratoire en informant et en impliquant constamment toutes les personnes concernées. 

Cartes de navigation

Le « navigateur de laboratoire » a été développé suite à la volonté de chacun de découvrir ce qui pouvait être amélioré. Cela s’est révélé être un bon moyen de normaliser les procédures de travail en nous donnant à chacun des orientations. 

Tous les techniciens de laboratoire savent désormais où ils en sont, dans tous les sens du terme. Chaque technicien de laboratoire se voit attribuer un plan par demi-journée. Par exemple, s’il reçoit le plan B, il sera en charge soit de la découpe des excisions pronostiques (EP) et du petit matériel chirurgical, soit de leur enregistrement. Sur chaque carte, il trouvera un rappel, tel que « N’oubliez pas le nouveau matériel » ou « Laissez les biopsies sécher pendant un court instant ». Après la pause déjeuner, les techniciens de laboratoire suivront un autre plan jusqu’à 16h00, après quoi ils rangeront et rentreront chez eux. Il y a neuf plans différents au total. 

À propos de Pathology Friesland

La Fondation Pathology Friesland est chargée du diagnostic pathologique clinique pour les médecins généralistes et les médecins de maison de retraite de la région, ainsi que pour cinq hôpitaux : 

1. Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) situé à Leeuwarden et Harlingen. 

2. Ziekenhuis Nij Smellinghe à Drachten. 

3. Antonius Ziekenhuis à Sneek. 

4. Ziekenhuis Tjongerschans à Heerenveen. 

5. Ziekenhuis De Sionsberg à Dokkum. 

La fondation emploie 65 personnes, dont 26 techniciens de laboratoire, 12 pathologistes cliniques et un interne. Pathology Friesland est associée au département de pathologie du centre médical universitaire de Groningen (UMCG) pour la formation en pathologie. 

Pourquoi Tissue-Tek Xpress x120 ?

Le directeur Bert Benthem répond : 

Notre machine de traitement VIP Sakura® a été arrêtée en 2009 et nous nous demandions comment continuer. Chaque année, nous recevions 6% de matériel supplémentaire à traiter, pour arriver aujourd’hui à environ 650 échantillons de tissus. Il fallait de plus en plus de temps avant que les pathologistes puissent diagnostiquer le matériel. Par conséquent, nous dépassions les délais, car nous nous laissions guider par le traitement des tissus en série. 

Sakura a suggéré le Tissue-Tek Xpress x120 en raison de son flux de travail efficace et continu et de la possibilité d’établir des diagnostics plus rapides. Nous avons entamé le processus d’appel d’offres avec d’autres laboratoires de la région et, après avoir rendu visite à nos collègues de Rotterdam et d’Allemagne pour découvrir le fonctionnement du Tissue-Tek Xpress x120, nous avons été convaincus de notre choix. 

Comment l’équipe s’en sort-elle aujourd’hui, à la mi-2011 ?

Le service est désormais prêt à travailler avec le Tissue-Tek Xpress x120. Environ 80 % de tous les échantillons de tissus sont traités avec cet instrument. Les pathologistes reçoivent les échantillons de tissus traités tout au long de la journée, ce qui a permis de créer un flux de travail continu. 

Nous prévoyons toutefois d’améliorer encore les procédures. Par exemple, nous continuons à nous concentrer sur la manière de standardiser la macroscopie et de réduire les distances à parcourir sur le lieu de travail. En outre, nous voulons être en mesure de proposer aux pathologistes un service encore plus rapide et une plus grande marge de manœuvre pour des diagnostics plus rapides. 

Facile d’utilisation

Gooitske Nassette répond : 

Sakura est toujours prêt à nous aider et à venir dans notre laboratoire si nécessaire. Et, en ce qui concerne le Tissue-Tek Xpress x120, il est très facile à utiliser. Il n’a fallu que peu de temps pour le maîtriser. Nous n’avons rencontré aucun problème technique, ce qui est rassurant, car nous ne pouvons plus nous passer du Tissue-Tek Xpress x120. 

Comment fonctionne le Tissue-Tek Xpress x120?

Le Tissue-Tek Xpress x Series de Sakura Finetek assure un flux de travail continu et efficace pour les techniciens de laboratoire et les pathologistes. Le travail par lots fait désormais partie du passé. 

Les échantillons de tissus peuvent être chargés en continu et sont traités en une heure à peine. Dans la plupart des cas, il est même possible de proposer un diagnostic en quelques heures. Autre avantage du Tissue-Tek Xpress x120, il n’est plus nécessaire d’utiliser des agents réactifs nocifs et non respectueux de l’environnement, tels que le xylène. 

Le pathologiste  

Les pathologistes de Pathology Friesland attendaient également avec impatience l’arrivée du Tissue-Tek Xpress x120, car les cassettes pouvaient être chargées toutes les 15 minutes avec un temps de traitement des tissus de 60 minutes. L’autre machine prenait huit à dix heures par cycle. Or, nous sommes tenus responsables des diagnostics tardifs. De plus, les demandes urgentes et les demandes de cycles courts sont de plus en plus courantes. 

Erik van der Worp a été étroitement impliqué dans l’acquisition du Tissue-Tek Xpress x120. Il a rejoint l’équipe lors d’une visite de travail à Rotterdam et est devenu responsable du contrôle qualité une fois le Tissue-Tek Xpress x120 installé. 

Par conséquent, il est devenu le lien principal entre le laboratoire, les pathologistes et la direction ainsi qu’un intermédiaire très important, en particulier pendant les premiers mois. Au début, la fixation, effectuée en dehors du Tissue-Tek Xpress x120, ne donnait pas le résultat souhaité. 

Erik van der Worp déclare : « Les échantillons de tissu intestinal, en particulier, montraient trop peu de détails. Nous avons résolu le problème avec Sakura et toutes les fixations ont été normalisés. »  

En quête d’indépendance

L’obstacle de la fixation a été levé vers janvier 2011 et la qualité, préservée. L’accent est désormais mis sur le flux de travail. Depuis, les pathologistes reçoivent la plupart des échantillons tout au long de la journée plutôt que dans l’après-midi uniquement. 

Mais nous n’avons pas encore atteint notre objectif. Nous voulons améliorer la contrôlabilité du flux de travail en obtenant un aperçu du type de travail à effectuer. Nous préférons diagnostiquer le plus de matériel possible avant le déjeuner, afin d’avoir plus de temps l’après-midi pour les réunions oncologiques dans les hôpitaux et la formation de nos stagiaires. Il est également important que nous disposions de plus de temps pour poursuivre des recherches scientifiques approfondies et pour les cas qui nécessitent une attention particulière. 

En fait, nous voulons être indépendants de toute fluctuation et de tout retard éventuel de notre laboratoire. 

Le directeur :

Bert Benthem : À propos de l’avenir de Pathology Friesland. 

Conclusion : Nous sommes sur la bonne voie. 

Bert Benthem est positif quant à l’avenir de Pathology Friesland. 

Le Tissue-Tek Xpress x120 contribue à changer radicalement notre organisation. Nous avons déjà accompli beaucoup de choses, mais nous sommes conscients qu’il y a encore beaucoup à faire dans le domaine de la logistique. Il faut du temps pour accepter et changer une façon de travailler, mais, grâce aux essais et aux erreurs commises, nous avons progressivement changé de cap. En tant que membres de l’équipe de gestion et de projet, nous surveillons de près nos collègues et la manière dont nous les impliquons dans le processus. 

Tirer le meilleur parti des avantages

L’objectif de Bert Benthem est d’exploiter pleinement les avantages offerts par le Tissue-Tek Xpress x120 d’ici la fin de l’année 2011 : 

• Traiter tous les échantillons de tissus. 

• Avoir un aperçu de la quantité quotidienne de travail. 

• Contrôler ce qui entre et sort de la machine. 

• Donner la priorité aux demandes urgentes. 

• Impliquer chaque employé à tout moment. 

• Passer du travail en série au travail en flux continu afin d’avoir le contrôle sur les tissus à traiter. 

Cela signifie que toute quantité donnée d’échantillons doit pouvoir être traitée et diagnostiquée dans le délai requis. Les termes « ambitieux » et « révolutionnaire » viennent à l’esprit en ce qui concerne Pathology Friesland. La qualité est en tête de liste. Sakura Finetek et Pathology Friesland ont formé une bonne équipe.

« [Le Tissue-Tek Xpress x120] est très facile d’utilisation. Il n’a fallu que peu de temps pour le maîtriser. » 

(Gooitske Nassette, 2018:2)