Chcemy lepiej kontrolować przebieg pracy

Pathology Friesland

Zmiana może być trudna, szczególnie jeśli dotyczy laboratorium, które korzysta z tych samych metod pracy od 55 lat. Fundacja Pathology Friesland podjęła jednak ważną decyzję i we wrześniu 2010 roku zdecydowała się na zakup urządzenia Tissue-Tek Xpress® x120. Od tamtej pory zwiększono wolumen i szybkość pracy w laboratorium, spełniając aktualne wymagania klientów. 

Dyrektor Bert Benthem, patolog Erik van der Worp oraz kierownik projektu/technik laboratoryjny Gooitske Nassette wyjaśniają, w jaki sposób przechodzą z przetwarzania partii do procesu ciągłego. 

Kierownik projektu/technik laboratoryjny

Gooitske Nassette: „Niech żyje Lab navigator”. „Praca nigdy się nie kończy” lub „Pomocy! Straciłam rachubę!” Wdrożenie nowej metody pracy wymagało dość dużo wysiłku, ale ostatecznie było warto. Do niedawna wszystkie próbki tkanek były przetwarzane w nocy, a rano na stole laboratoryjnym stało około 650 kasetek. 

Obecnie dzięki Tissue-Tek Xpress x120 kasetki są przetwarzane w trybie ciągłego przepływu przez cały dzień. Poprzednia metoda wymagała również od technika laboratoryjnego, aby raz dziennie wypełniał wszystkie dokumenty, a teraz można to zrobić po każdej partii. W przeszłości cała praca była przerywana o 16:30, ale obecnie Tissue-Tek Xpress x120 produkuje kasetki z przetworzonymi próbkami tkanek w sposób ciągły. 

Jest to proces ciągły. W pewnym sensie każdy z nas dostał nową pracę. Wszystkie procedury operacyjne zostały zmienione, aby każdy mógł czerpać korzyści z płynnej pracy. Technicy laboratoryjni odnoszą korzyści, ponieważ mają więcej spokoju w swoim dziale, gdyż nie muszą już radzić sobie z porannym nawałem zadań.

Jest to również korzyść dla pacjentów i specjalistów, ponieważ diagnoza jest szybsza. Niektórzy technicy laboratoryjni byli od początku pozytywnie nastawieni na zmiany, podczas gdy inni musieli poświęcić trochę czasu, aby się do nich przyzwyczaić. Zwłaszcza dla nas było to wyzwanie, ponieważ zwykle pracowaliśmy z próbkami o wielkościach od 3 do 4 mm, które teraz należało zmienić na 2 mm zgodnie ze standardem dla Tissue-Tek Xpress x120. Wymagało to pewnej praktyki. Obecnie dążę do zapewnienia sprawnego funkcjonowania laboratorium poprzez ciągłe informowanie i angażowanie wszystkich pracujących w nim osób. 

Karty nawigacyjne

„Nawigator laboratoryjny” został opracowany w  wyniku naszego wspólnego poszukiwania ulepszeń. Okazało się, że jest to dobry sposób na standaryzację procedur pracy, ponieważ dał nam pewne wskazówki. 

Wszyscy technicy laboratoryjni wiedzą teraz, gdzie jest ich miejsce, w każdym znaczeniu tego słowa. Każdemu technikowi laboratoryjnemu przypisana jest trasa na dany dzień. Na przykład po dostarczeniu trasy B technik będzie wycinał pobrane próbki do badań czynników prognostycznych (PE) i małe materiały chirurgiczne, albo będzie odpowiedzialny za ich rejestrację. 

Na każdej karcie znajdzie przypomnienie, np. „Nie zapomnij o nowym materiale” lub „Pozostaw próbki z biopsji do wyschnięcia na krótki czas”. Po przerwie obiadowej technicy laboratoryjni będą wykonywać zadania na innej trasie do godziny 16:00, a następnie sprzątają i idą do domu. Łącznie zaplanowano dziewięć różnych tras.

O firmie Pathology Friesland

Patology Friesland Foundation to fundacja odpowiedzialna za diagnostykę patologiczną dla lekarzy pierwszego kontaktu (GP) i lekarzy w domach opieki w regionie, a także dla pięciu szpitali na terenie Fryzji: 

1. Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) z siedzibą w Leeuwarden i Harlingen. 

2. Ziekenhuis Nij Smellinghe w Drachten. 

3. Antonius Ziekenhuis w Sneek. 

4. Ziekenhuis Tjongerschans w Heerenveen. 

5. Ziekenhuis De Sionsberg w Dokkum. 

Fundacja zatrudnia 65 osób, z czego 26 to technicy laboratoryjni, 12 to patologowie kliniczni i jedna asystentka patologa odbywająca staż. Fundacja Patology Friesland jest powiązana z Wydziałem Patologii Centrum Medycznego Uniwersytetu Groningen (UMCG) i ma na celu szkolenie w zakresie patologii. 

Dlaczego Tissue-Tek Xpress x120?

Dyrektor Bert Benthem odpowiada: 

Nasz procesor tkanek VIP firmy Sakura® został wycofany w 2009 roku i zastanawialiśmy się, jak kontynuować pracę. Każdego roku przybywało o 6% więcej materiału do przetworzenia. Obecnie jest to około 650 próbek materiału tkankowego. Trzeba było coraz dłużej czekać na zdiagnozowanie materiału przez patologów. W rezultacie przekraczaliśmy terminy ponieważ musieliśmy masowo przetwarzać próbki.   

Firma Sakura zasugerowała urządzenie Tissue-Tek Xpress x120 ze względu na nieprzerwany, wydajny przebieg pracy i możliwość szybszej diagnozy. Zaczęliśmy proces ogłaszania przetargów razem z innymi laboratoriami w regionie, a po odwiedzeniu naszych współpracowników w Rotterdamie i Niemczech, aby dowiedzieć się, jak działa Tissue-Tek Xpress x120, byliśmy przekonani co do naszego wyboru. 

Jak zespół radzi sobie teraz, w połowie 2011 roku?

Dział jest teraz przygotowany do pracy z Tissue-Tek Xpress x120. Około 80% wszystkich próbek tkanek jest przetwarzanych w urządzeniu. Patolodzy otrzymują przetworzone próbki tkanek przez cały dzień, co zaowocowało ciągłym przepływem pracy. 

Planujemy jednak dalsze udoskonalanie procedur. Na przykład nadal skupiamy się na tym, jak ustandaryzować pobieranie i jak zmniejszyć dystans do przebycia w miejscu pracy. Ponadto chcemy móc zaoferować patologom jeszcze szybszą obsługę i większy zakres umożliwiający szybszą diagnozę. 

Łatwa obsługa

Nassette odpowiada: 

Firma Sakura jest zawsze gotowa do pomocy i do wizyty w naszym laboratorium, jeśli jest to konieczne, a samo urządzenie Tissue-Tek Xpress x120 jest bardzo przyjazne dla użytkownika. Opanowanie jego obsługi zajęło niewiele czasu. Nie mieliśmy żadnych problemów technicznych, co jest uspokajające, ponieważ nie potrafimy już pracować bez urządzenia Tissue-Tek Xpress x120. 

Jak działa Tissue-Tek Xpress x120?

Seria Tissue-Tek Xpress x firmy Sakura Finetek zapewnia nieprzerwany i wydajny przebieg pracy dla techników i patologów laboratoryjnych. Praca w partiach jest teraz częścią przeszłości. 

Próbki tkanek można ładować w sposób ciągły i są one przetwarzane w czasie krótszym niż godzina. W większości przypadków próbki można zdiagnozować nawet w ciągu kilku godzin. Dodatkową zaletą jest to, że w Tissue-Tek Xpress x120 nie jest już konieczne stosowanie szkodliwych i nieprzyjaznych dla środowiska reagentów, takich jak ksylen. 

Patolog

Patolodzy z fundacji Pathology Friesland również czekali na rozpoczęcie pracy z urządzeniem Tissue-Tek Xpress x120, ponieważ umożliwia ono ładowanie kasetek co 15 minut, a czas przetwarzania wynosi 60 minut. Inna maszyna potrzebowałaby od ośmiu do dziesięciu godzin na jeden cykl. Ponosimy odpowiedzialność w przypadku późnej diagnozy. Ponadto szybko wzrasta liczba zleceń w nagłych wypadkach i wniosków o krótsze przebiegi procesów. 

Van der Worp brał czynny udział w procesie zakupu urządzenia Tissue-Tek Xpress x120. Dołączył do zespołu podczas wizyty roboczej w Rotterdamie i został odpowiedzialny za kontrolę jakości po dostarczeniu urządzenia Tissue-Tek Xpress x120. 

W związku z tym stał się głównym ogniwem łączącym pracowników laboratorium, patologów i członków zarządu, a także bardzo ważnym pomocnikiem, szczególnie w ciągu pierwszych kilku miesięcy. Utrwalanie, które odbywa się poza urządzeniem Tissue-Tek Xpress x120, nie przyniosło początkowo pożądanego rezultatu. 

Van der Worp stwierdza, że „szczególnie próbki tkanek jelitowych wykazywały zbyt mało szczegółów. Rozwiązaliśmy problem razem z firmą Sakura i teraz wszystkie procesy utrwalania zostały ustandaryzowane”. 

Dążenie do niezależności

W styczniu 2011 r. udało się rozwiązać problemy związane z utrwalaniem i utrzymać jakość na odpowiednim poziomie. Teraz koncentrujemy się na przepływie pracy. Patologowie otrzymują większość próbek przez cały dzień, a nie tylko po południu.

Ale nie osiągnęliśmy jeszcze naszego celu. Chcemy poprawić kontrolę nad przebiegiem pracy poprzez uzyskanie wglądu w rodzaj pracy, którą należy wykonać. Wolimy zdiagnozować jak najwięcej materiałów przed przerwą na lunch, aby mieć więcej czasu po południu na spotkania onkologiczne w szpitalach i szkolenie naszych stażystów. Ważne jest również, abyśmy mieli więcej czasu na dalsze kompleksowe badania naukowe oraz na przypadki, które wymagają dodatkowej uwagi. 

Chcemy być niezależni od wszelkich nietypowych sytuacji i ewentualnych opóźnień w naszym laboratorium. 

Dyrektor:

Bert Benthem: O bijącym sercu Pathology Friesland. 

Wniosek: Na dobrej drodze do właściwego przepływu

Benthem ma pozytywne nastawienie do nowego bijącego serca Pathology Friesland. 

Tissue-Tek Xpress x120 pomaga przeprowadzić radykalne zmiany w naszej organizacji. Osiągnęliśmy już wiele, ale zdaliśmy sobie sprawę, że w dziedzinie logistyki nadal możemy zyskać wiele więcej. Porzucenie starej koncepcji myślenia i pracy masowej zajmuje trochę czasu, ale w drodze prób i błędów stopniowo zmieniamy nasz kurs. Jako członkowie zarządu i zespołu projektowego uważnie obserwujemy naszych współpracowników i to, w jaki sposób angażujemy ich w proces. 

Pełne wykorzystanie możliwości

Celem Benthema jest pełne wykorzystanie możliwości Tissue-Tek Xpress x120 do końca 2011 roku: 

• Przetwarzanie wszystkich próbek tkanek. 

• Wgląd w codzienną ilość pracy. 

• Kontrola nad tym, co jest wprowadzane do i wyprowadzane z maszyny. 

• Zlecenia w nagłych wypadkach muszą być traktowane priorytetowo.  

• Każdy pracownik powinien być zaangażowany w pracę w dowolnym momencie. 

• Zmiana trybu pracy z pracy masowej na pracę ciągłą (przepływ), aby mieć kontrolę nad materiałem wymagającym przetwarzania. 

Oznacza to, że każda określona ilość próbek powinna zostać przetworzona i zdiagnozowana w wymaganym czasie. Pathology Friesland można określić jako organizację ambitną i  rewolucyjną. Jakość jest na pierwszym miejscu. Sakura Finetek i Pathology Friesland stworzyły dobry zespół.

“ Urządzenie [Tissue-Tek Xpress x120] jest bardzo przyjazne dla użytkownika. Opanowanie jego obsługi zajęło niewiele czasu. ” 

(Gooitske Nassette, 2018:2)