Aumento della produttività con la SMART Automation

Abstract

Questo whitepaper descrive lo studio del flusso di lavoro presso l'Istituto di Patologia della Vivantes Klinikum Neukölln. Si è valutato l'impatto che l'implementazione degli strumenti SMART Automation ha avuto sulla produttività del laboratorio e si è scoperto che l'introduzione di SMART Automation ha comportato un aumento significativo della produttività del laboratorio, con un picco del 372% soprattutto nella fase di inclusione. Lo studio ha messo in evidenza la concreta possibilità di gestire carichi di lavoro sempre più numerosi, preparando il laboratorio alle attività future.

Introduzione

Negli ultimi anni, la richiesta di servizi per i laboratori di istopatologia è cresciuta sensibilmente e il trend di crescita è costante. L'aumento dei casi di cancro, la richiesta di risultati standardizzati e di qualità sono sbilanciati rispetto alle risorse disponibili in laboratorio1 . Alla luce di ciò, Sakura Finetek si affida alla SMART Automation per automatizzare il processo di laboratorio e consentire un flusso continuo, garantendo così risultati standard e di qualità migliore. 

Sakura Finetek ha condotto uno studio del flusso di lavoro in cui è stata misurata la produttività nel laboratorio di patologia Aumento della produttività con la SMART Automation Istituto di patologia della Vivantes Klinikum Neukölln prima e dopo l'installazione degli strumenti SMART Automation. 

Scopo dello studio è stato di valutare e di identificare le aree del laboratorio maggiormente condizionate dall'introduzione della SMART Automation. 

L'ipotesi alla base dello studio era la seguente: l'implementazione della SMART Automation avrebbe comportato una maggiore produttività complessiva e un flusso di lavoro in laboratorio più efficiente. 

L'analisi del flusso di lavoro si è svolta presso l'Istituto di patologia della Vivantes Klinikum Neukölln, sede centrale del Vivantes Hospital Group di Berlino. Questo istituto gestisce grossi volumi esami complessi, tra cui immunoistochimica, diagnosi tumorali e altri servizi di diagnostica molecolare. Inoltre, riceve campioni da altri quattro laboratori satellite per ulteriori accertamenti.

L'istituto ha deciso di implementare la SMART Automation per: 

• Far fronte alla carenza di tecnici e consulenti 

• Diminuire il tempo di consegna delle diagnosi 

• Ridurre la quantità di casi da ripetere 

• Gestire il sempre più crescente carico di lavoro 

• Standardizzare il processo pre-analitico e migliorare la qualità 

• Supportare la patologia digitale 

Questo white paper presenta i risultati ottenuti dallo studio del flusso di lavoro condotta da Sakura Finetek, che analizza la produttività prima e dopo l'implementazione della SMART Automation. 

Metodi

Per mettere a confronto il cambiamento nella produttività prima e dopo l'introduzione della SMART Automation, un team di Sakura Finetek ha osservato due tipici giorni di lavoro nel laboratorio. La prima osservazione si è svolta nel gennaio 2015, prima dell'introduzione della SMART Automation. La seconda, nell'agosto 2018, nove mesi dopo l'implementazione della SMART Automation nel laboratorio. Per garantire una configurazione ottimale del laboratorio è stato messo a disposizione il team di Sakura durante e dopo l'implementazione degli strumenti SMART Automation. 

La Tabella 1 mostra un elenco completo degli strumenti SMART Automation in uso durante il secondo giorno di osservazione nell'agosto 2018.  

I giorni di osservazione si sono svolti in modo identico, dall'orario di apertura del laboratorio fino all'orario di chiusura. Lo studio è stato condotto in giornate casuali . I membri del team Sakura hanno visitato il laboratorio e valutato il tempo impiegato dai membri del personale in ogni fase del processo: ricezione, riduzione macroscopica, inclusione e microtomia. Il tempo impiegato per la processazione, la colorazione e il montaggio dei vetrini non è stato registrato in quanto lo scopo dello studio era quello di misurare la produttività nelle postazioni che richiedono un lavoro manuale.

Per ogni postazione sono stati calcolati i minuti dedicati al lavoro manuale e questi valori sono stati sommati per ottenere un dato complessivo; inoltre, è stata monitorata la produzione di ogni postazione. Per garantire l'affidabilità dei risultati, il timer era in funzione solo quando un membro del personale del laboratorio era impegnato con un lavoro manuale in una specifica postazione. 

Dai dati grezzi (Appendice I) è stato calcolato il tasso di produttività. Questo parametro è stato ottenuto dividendo la produttività totale di un'unità in una postazione per la quantità totale di tempo manuale impiegato in quella postazione e, a seconda della produzione della postazione. Il valore ottenuto è espresso in casi per ora, cassette per ora o vetrini per ora. I tassi di produttività del primo giorno di studio nel 2015 sono stati messi a confronto con il tasso di produttività del secondo giorno di studio nel 2018. 

Risultati e discussione

 I risultati dello studio sono mostrati nella Figura 1. Nel complesso, lo studio ha rivelato che l'implementazione degli strumenti SMART Automation ha migliorato costantemente il tasso di produttività nella maggior parte delle aree di lavoro, sebbene i tassi differiscano leggermente nell'efficacia tra le stazioni. 

Figura 1. Tasso di produttività 2015 e tasso di produttività 2018, prima e dopo l'implementazione della SMART Automation in ogni stazione e differenza di produttività in percentuale. I valori sono espressi in casi accettati, biocassette in riduzione macroscopica e inclusione, e vetrini in microtomia. L'aumento della produttività maggiore è stato riscontrato alla stazione di inclusione (Figura 1C). Questa postazione ha visto un notevole aumento della produttività, passando da 68 cassette per ora di lavoro manuale a 320, registrando un picco del 372%. Questo incremento è dovuto all'introduzione del Tissue-Tek AutoTEC a120 e del sistema di cassette sezionabili Tissue-Tek® Paraform®.

Il Tissue-Tek AutoTEC a120 automatizza il processo di inclusione per tutte le cassette di dimensioni standard. Con l'implementazione dEL Tissue-Tek AutoTEC a120, il laboratorio è stato in grado di ridurre significativamente il tempo di lavoro manuale, dando ai tecnici la possibilità e il tempo di poter svolgere altre attività più critiche. Il tempo dedicato all'inclusione manuale dopo l'implementazione della SMART Automation è solo quello per le cassette di dimensioni speciali. 

Inoltre, le cassette Tissue-Tek Paraform hanno consentito di mantenere il perfetto orientamento del tessuto dalla fase di riduzione macroscopica fino alla fase di inclusione. In questo modo si azzera il tempo di riapertura della cassetta per orientare nuovamente il tessuto nella fase di inclusione. Nonostante il maggior tempo dedicato all'orientamento del campione durante la riduzione macroscopica con l'uso di cassette Paraform, questo non ha avuto effetti negativi sulla produttività nella fase di riduzione macroscopica. Al contrario, la Figura 1B mostra un aumento della produttività del 20%. 

La microtomia ha inoltre assistito a un notevole aumento della produttività (+37%) dopo l'implementazione degli strumenti SMART Automation (Figura 1D). Tissue-Tek AutoSection è stato un fattore chiave nell'aumento della produttività nel taglio al microtomo. Il microtomo automatico fa risparmiare tempo allineando automaticamente il blocchetto. L'allineamento automatico del blocchetto permette di risparmiare tempo in caso di ritagli o quando sono richieste sezioni aggiuntive. Inoltre, L'AutoSection ha permesso di eliminare azioni ripetitive dei tecnici migliorando le condizioni di lavoro . I tecnici di laboratorio hanno confermato che l'AutoSection ha contribuito notevolmente alla standardizzazione della preparazione dei vetrini. I vetrini prodotti sono stati tutti inseriti nel montavetrini Tissue-Tek Film e utilizzati per la scansione digitale. 

La Figura 1A mostra una piccola diminuzione dei casi all'ora durante la fase di accettazione. Tuttavia, si è concluso che ciò era da imputare a un piccolo cambiamento nel numero di attività amministrative. Il tempo impiegato nelle altre postazioni compensa ampiamente questo calo di produttività in fase di accettazione. 

Miglioramenti post-studio

Il laboratorio ha continuato ad aumentare il numero di cassette processate con il Tissue-Tek Xpress x120. Poiché il laboratorio continua a utilizzare due linee di processazione delle biocassette (rapida e convenzionale), si è deciso di installare un secondo sistema Tissue-Tek AutoTEC a120 da integrare per aumentare ulteriormente la produttività delle cassette. Dopo l'analisi dello studio del flusso di lavoro, è stata decisa l'installazione di un terzo Tissue-Tek AutoSection. Tutte queste integrazioni hanno migliorato ulteriormente il flusso di lavoro e ottimizzato il passaggio alla patologia digitale. 

Conclusione

I risultati dell'analisi del flusso di lavoro hanno avvalorato la tesi che: l'implementazione della SMART Automation crea un flusso di lavoro in laboratorio più efficiente e porta a una maggiore produttività. Oltre a dimostrare questa tesi, lo studio ha evidenziato che nel laboratorio c'è spazio per incrementare la mole di lavoro, senza sovraccaricare le risorse del laboratorio. Ciò è particolarmente importante per i laboratori che hanno difficoltà a reperire dipendenti qualitficati. 

* Le variabili evidenziate durante l'analisi del flusso di lavoro sono causate, dalla processazione notturna dei tessuti (adiposo) e dalla fissazione notturna.