Aumento de la productividad gracias a SMART Automation

Resumen

Este artículo técnico presenta una observación del flujo de trabajo realizada en el Instituto de Patología de Vivantes Klinikum Neukölln. Se evaluó el impacto de la implementación de los instrumentos SMART Automation en la productividad del laboratorio. Se descubrió que la introducción de SMART Automation conllevó un aumento significativo de la productividad general del laboratorio, siendo el mayor aumento observado del 372 %, en el paso de formación de bloques. Además, esta observación del flujo de trabajo puso de relieve el potencial de un futuro en el que se puedan abordar cargas de trabajo cada vez mayores, preparando el laboratorio para este escenario. 

Introducción

En los últimos años, la demanda de servicios de histopatología ha aumentado considerablemente, y sigue haciéndolo. Los crecientes casos de cáncer y la creciente demanda de resultados de alta calidad y estandarización no han estado en línea con el incremento de personal de patología1 . En este contexto, Sakura Finetek decidió diseñar SMART Automation para automatizar el proceso del laboratorio con el fin de permitir un flujo continuo en el laboratorio y estandarizar unos resultados de alta calidad. 

Sakura Finetek realizó una observación del flujo de trabajo en la que se midió la tasa de productividad en un laboratorio Aumento de la productividad gracias a SMART Automation Instituto de Patología de Vivantes Klinikum Neukölln de patología antes y después de la instalación de los instrumentos SMART Automation. 

Esta observación del flujo de trabajo se diseñó para investigar el modo en el que SMART Automation afecta a la productividad de un laboratorio e identificar aquellas áreas más afectadas. 

La hipótesis de esta observación del flujo de trabajo fue que la implementación de SMART Automation conduciría a una mayor productividad general y a un flujo de trabajo más eficiente en el laboratorio. 

La ubicación elegida para la observación del flujo de trabajo fue el Instituto de Patología de Vivantes Klinikum Neukölln, la ubicación principal del Vivantes Hospital Group en Berlín. Este instituto maneja grandes volúmenes de casos de diagnóstico complejos, que incluyen inmunohistoquímica, detección y diagnóstico de cánceres y otros servicios de diagnóstico molecular. Además, este instituto recibe muestras complicadas de cuatro laboratorios satélites para un diagnóstico posterior.

El instituto había decidido implementar SMART Automation por las siguientes razones: 

• Compensar la escasez de técnicos y consultores 

• Reducir los plazos de respuesta de los casos 

• Reducir la cantidad de reprocesamiento de casos 

• Afrontar el aumento del volumen y la complejidad de los casos 

• Estandarizar el proceso preanalítico y mejorar la calidad 

• Favorecer la patología digital 

En este artículo técnico se presentan los resultados de la observación del flujo de trabajo realizada por Sakura Finetek y que estudia la productividad antes y después de la implementación de SMART Automation. 

Métodos

Para comparar el cambio en la productividad antes y después de la introducción de SMART Automation, un equipo de Sakura Finetek observó dos días de trabajo de laboratorio típicos en el Instituto de Patología. El primer día de observación fue en enero de 2015, antes de la implementación de SMART Automation. El segundo día de observación tuvo lugar en agosto de 2018, nueve meses después de la introducción de SMART Automation en el laboratorio. Para garantizar una configuración óptima del laboratorio, se proporcionó la asistencia de un equipo de Sakura durante la implementación de los instrumentos SMART Automation y tras la misma. 

En la tabla 1 se muestra una lista completa de los instrumentos SMART Automation que se instalaron en el laboratorio y que estuvieron en funcionamiento durante el segundo día de observación en agosto de 2018. 

La observación durante los dos días se realizó de la misma manera, comenzando a la hora de apertura del laboratorio y terminando a la hora de cierre del mismo. Los días de observación fueron aleatorios. Los miembros del equipo de Sakura visitaron el laboratorio y evaluaron el tiempo manual que emplea el personal del laboratorio en cada paso del proceso del laboratorio: recepción, tallado, formación de bloques y microtomía. El tiempo dedicado al procesamiento, la tinción y el montaje de preparaciones no se registró, ya que el objetivo de la observación del flujo de trabajo era medir la productividad en las estaciones que requieren trabajo manual. 

Se sumó el número total de minutos dedicados al trabajo manual en cada estación y se supervisaron los resultados de cada estación. Para mantener la fiabilidad de los resultados, el temporizador solo funcionaba cuando un miembro del personal del laboratorio estaba ocupado con trabajo manual relacionado con cada estación específica. 

A partir de los datos cuantitativos brutos (anexo I), se calculó la tasa de productividad. Dicho cálculo se realizó dividiendo el rendimiento total de una unidad en una estación entre la cantidad total de tiempo manual dedicado a esa estación y se expresa en casos por hora manual, casetes por hora manual o portaobjetos por hora manual, en función del resultado de la estación. Se compararon las tasas de productividad del primer día de observación, en 2015, con la tasa de productividad del segundo día de observación, en 2018. 

Resultados y discusión

Los resultados del estudio se muestran en la figura 1. En general, el estudio reveló que la instalación de los instrumentos SMART Automation mejoró sistemáticamente la tasa de productividad en la mayoría de las áreas de trabajo del laboratorio, aunque las tasas diferían ligeramente en la eficacia entre las estaciones. 

Figura 1. La tasa de productividad de 2015 (antes) y la tasa de productividad de 2018 (después) de la instalación de SMART Automation en cada estación y la diferencia de productividad expresada en porcentaje. Las unidades se expresan en casos en la recepción, casetes en tallado y formación de bloques, y portaobjetos en microtomía.

El mayor aumento de la productividad se produjo en la estación de formación de bloques (figura 1C). Esta estación experimentó un gran aumento de la productividad, pasando de 68 a 320 casetes por hora de trabajo manual, lo que supone un aumento del 372 %. Este espectacular aumento es el efecto de la combinación del Tissue-Tek AutoTEC a120 y el sistema de casetes seccionables Tissue-Tek® Paraform®. 

El Tissue-Tek AutoTEC a120 automatiza el proceso de formación de bloques para todos los tamaños de casete estándar. Con la instalación del Tissue-Tek AutoTEC a120, el laboratorio pudo reducir el tiempo manual de forma significativa y liberar así a los técnicos para que realizaran un trabajo de mayor valor añadido. El tiempo manual que se evalúa en la estación de formación de bloques después de la instalación del SMART Automation se dedicó únicamente a los casetes de tamaño especial. 

Además, los casetes Tissue-Tek Paraform permitieron bloquear el tejido en la orientación correcta desde la estación de tallado hasta el paso de formación de bloques. Esto elimina el tiempo manual de reapertura del casete y de reorientación del tejido en el paso de formación de bloques. A pesar de que se introduce un paso de orientación adicional en la estación de tallado con el uso de casetes Paraform, este no influye negativamente en la tasa de productividad del paso de tallado. Por el contrario, la figura 1B muestra un aumento de la productividad del 20 %. 

La microtomía también experimentó un considerable aumento del 37 % en la productividad tras la implementación de los instrumentos SMART Automation (figura 1D). El micrótomo Tissue-Tek AutoSection fue un factor clave para aumentar la productividad de la microtomía. El micrótomo automatizado ahorra tiempo al alinear el bloque automáticamente. La alineación automática del bloque fue especialmente rápida en caso de re-corte de un bloque o cuando se requerían secciones adicionales. Además, el micrótomo AutoSection ha ayudado a reducir las lesiones por esfuerzo repetitivo (LER) causadas por la microtomía manual tradicional. Asimismo, los técnicos del laboratorio informaron de que el micrótomo AutoSection contribuyó a la estandarización de la preparación de los portaobjetos. Todos los portaobjetos producidos fueron cubiertos por el cubreobjetos Tissue-Tek Film y se utilizaron para el escaneo digital. 

La figura 1A muestra una pequeña disminución de los casos por hora en la recepción. Sin embargo, se concluyó que esto se debía a un pequeño cambio en la cantidad de tareas administrativas que debían llevarse a cabo. El tiempo que se gana en las otras estaciones compensa significativamente esta disminución de la productividad en la recepción. 

Mejoras posteriores al estudio

El laboratorio siguió aumentando el número de casetes procesados con el Tissue-Tek Xpress x120. A medida que el laboratorio continúa utilizando dos líneas para el procesamiento de casetes, el procesamiento continuo y el procesamiento convencional, el laboratorio ha decidido instalar un segundo Tissue-Tek AutoTEC a120 para complementarlo con las líneas y aumentar aún más el rendimiento de los casetes. En el momento del informe posterior al estudio, también se tenía previsto instalar un tercer micrótomo Tissue-Tek AutoSection. Todas estas adiciones han mejorado aún más el flujo de trabajo y han optimizado el cambio hacia la patología digital, tal y como informa el departamento de patología. 

Conclusión

Los resultados de la observación del flujo de trabajo demostraron la hipótesis: la implementación de SMART Automation crea un flujo de trabajo de laboratorio más eficiente y conlleva una mayor productividad general. Además de demostrar esta hipótesis, la observación del flujo de trabajo destacó el potencial de un futuro en el que se puedan abordar cargas de trabajo cada vez mayores, sin la necesidad de contratar personal de un grupo ya limitado de empleados potenciales. Esto es especialmente importante para los laboratorios que tienen dificultades para retener un número satisfactorio de empleados.

* Las inconsistencias de volumen a lo largo del flujo de trabajo se deben al procesamiento nocturno del tejido (graso) y a la fijación nocturna, entre otros aspectos.