Nous avons réduit de moitié nos délais d’exécution

Hôpital universitaire Haukeland.

Chaque année, près de 600 000 patients sont traités et quelques milliers de professionnels de la santé sont formés à l’hôpital universitaire de Haukeland. Le laboratoire, qui emploie 20 personnes, a traité 35 000 demandes en 2010. Cela représente environ 150 demandes histologiquespathologiques quotidiennement, soit 670 lames par jour.

En 2010, le service d’immunohistochimie a traité 100 demandes par jour et en 2011, le nombre total de demandes a augmenté d’environ 14%. 

Stress professionel et les longs délais de traitement.

Des problèmes de mise en lots démotivants et des délais de traitement de plus de 10 jours ont fait prendre conscience à Ørjan Olsen Axelson qu’il voulait travailler davantage selon une approche Lean. En janvier 2011, une société dénommée Valumatrix a rejoint l’équipe pour lancer le processus. Tous les postes de travail ont été chronométrés. 

Ørjan Olsen Axelson explique que cela a été une révélation de voir à quel point ils pouvaient améliorer leurs services. Leur objectif principal était de réduire la distance parcourue dans le laboratoire par le personnel et les échantillons de tissus, d’assurer un flux de travail continu et efficace et d’améliorer les délais de traitement. 

Appliquer le Lean.

L’équipe a commencé à chercher de nouveaux outils de laboratoire pouvant soutenir la nouvelle méthode de travail. La SMART Automation, la ligne de produits haut de gamme Tissue-Tek® de Sakura® Finetek, correspondait à leurs idées, car elle pouvait les aider à appliquer les principes Lean. 

Le Tissue-Tek® Prisma® et le Tissue-Tek Film® sont arrivés en décembre 2010, le Tissue-Tek AutoTEC® et les cassettes Tissue-Tek® Paraform®, en avril 2011 et les deux Tissue-Tek Xpress® x120 mi-août 2011. 

Diagnostic en un jour.

Au moment du témoignage, le nouvel équipement de laboratoire était installé depuis huit semaines. Entre-temps, le personnel a pu établir ses diagnostics deux fois plus rapidement qu’auparavant, malgré le fait que le nombre de demandes ait augmenté de 14% au cours de l’année Le point fort de la période écoulée a été leur tout premier « diagnostic en un jour », seulement neuf jours après la mise en place de l’Xpress. 

Nous sommes actuellement au milieu d’une grande rénovation de notre laboratoire, ce qui, pour l’instant, ne facilite pas notre travail. Néanmoins, nous avons été en mesure de respecter le nouveau délai de traitement. Nous visons toujours trois jours pour les petits échantillons et cinq jours pour les gros échantillons de tissu. En outre, nous voulons être en mesure de répondre à toutes les futures demandes d’urgence.

L’équipe de super utilisateurs. 

Une équipe de quatre personnes a été désignée comme « super utilisateurs », responsables des nouveaux instruments et d’une partie du développement du système Lean. 

Cette équipe s’est donc fortement engagée et a émis plusieurs idées pour augmenter encore le niveau d’efficacité. Les autres techniciens ont également été invités à proposer des idées et à contribuer au projet. Les super utilisateurs apprécient le défi, car il offre une approche différente. 

Je m’amuse beaucoup à réorganiser ce laboratoire. C’est formidable de pouvoir innover et améliorer tous les aspects de notre travail. Les instruments apportent une contribution précieuse en effectuant une partie du travail pour nous. La quantité incessante de travail appartient donc désormais au passé, tout comme le stress quotidien qu’elle impliquait. 

Moins de techiciens.

Le Tissue-Tek AutoTEC et le Tissue-Tek Paraform permettent au laboratoire de n’avoir que deux techniciens, au lieu de quatre, pour enrober manuellement les cassettes et ce, pendant quatre à cinq heures par jour seulement. Cela signifie que seuls deux postes de travail sont nécessaires au lieu de quatre.

Tout le monde aime le Tissue-Tek AutoTEC. Il est rapide, standardisé et beaucoup plus sûr. Le plus important est qu’il n’est pas nécessaire d’ouvrir les cassettes, ce qui évite de commettre des erreurs. Les deux techniciens superflus peuvent désormais consacrer leur temps sur des postes à valeur plus ajoutée. Cela permet de disposer de temps pour garantir la qualité ou améliorer davantage nos procédures. 

Qualité garantie.

Le Tissue-Tek Xpress x120 traite 30% des échantillons de tissus dans le laboratoire de l’hôpital universitaire de Haukeland. 

En même temps, nous effectuons un test à l’aveugle auprès de nos vingt pathologistes pour garantir la qualité. Chaque type de tissus est traité par le programme standard, d’une durée d’une heure, par le programme étendu pendant deux heures et par le Tissue-Tek VIP®. 

Notre objectif final pour les deux prochains mois est que le Tissue-Tek Xpress x120 traite 85% de tous les échantillons de tissus. Mais il est important de gagner la confiance de tous les pathologistes, ce qui, j’en suis sûr, arrivera. La qualité des échantillons de tissus traités semble très bonne. Jusqu’à présent, nous n’avons pratiquement pas rencontré de problème avec les instruments Tissue-Tek AutoTEC et Tissue-Tek Xpress. 

En cas de problème, notre interlocuteur Sakura intervient immédiatement.

Économies.

En Norvège aussi, ils souhaitent réduire le nombre de nuitées passées par les patients dans un hôpital. Le contrôle des coûts et la volonté de donner au patient un diagnostic et un traitement le plus rapidement possible jouent un rôle important. Si cela ne tenait qu’à Ørjan Olsen Axelson, le test à l’aveugle devrait progresser tout aussi rapidement afin que l’efficacité et la fluidité du travail soient la norme dans son laboratoire. 

Engagement.

Hilde Rødningen décrit son expérience avec le Tissue-Tek AutoTEC, le Tissue-Tek Prisma et le Tissue-Tek Film, ainsi qu’avec le Tissue-Tek Xpress, comme étant facile d’utilisation et très fiable. 

De plus, c’est un soulagement de poursuivre le travail. Nous maîtrisons enfin la situation après avoir travaillé avec des piles de cassettes interminables, ce qui était vraiment démotivant. Aujourd’hui, nous essayons de travailler aussi vite et aussi efficacement que possible, ce qui se traduit souvent par de petites compétitions. Par exemple : « J’ai déjà terminé le chargement de mes cassettes. En avez-vous d’autres ? » Les nouveaux instruments de traitement ont vraiment amélioré l’ambiance au travail. 

Qu’apprécie-t-elle le plus dans son statut de super utilisateur ?

Hilde Rødningen répond : 

Cela me permet d’en apprendre beaucoup sur les nouveaux instruments, les processus de laboratoire et l’esprit d’équipe. J’apprécie vraiment tous les changements.  

« Tout le monde aime le [Tissue-Tek] AutoTEC®. Il est rapide, standardisé et beaucoup plus sûr. » 

(Ørjan Olsen Axelson, 2018:2)