Polityka prywatności

Twoje zaufanie jest dla nas ważne

Sakura Finetek szanuje Twoją prywatność i zobowiązuje się do ochrony Twoich danych osobowych. Chcemy się upewnić, że rozumiesz, jakie dane osobowe na Twój temat możemy gromadzić, jeśli wchodzisz w interakcje z firmą Sakura Finetek Europe B.V. lub jej podmiotami zależnymi (zwanymi dalej razem lub indywidualnie „Sakura Finetek”), oraz w jaki sposób korzystamy z Twoich danych osobowych i dbamy o ich bezpieczeństwo. 

To, która spółka zależna jest odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych, zależy od tego, z którego kraju się z nami łączysz i w jaki sposób wchodzisz z nami w interakcję. Zapoznaj się z sekcją „Podmioty Sakura Finetek”, aby sprawdzić, który podmiot należy uznać za Administratora. 

Podmioty Sakura Finetek

Administratorem jest podmiot Sakura Finetek, który samodzielnie lub wspólnie z innym podmiotem Sakura Finetek określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. 

Zespół ds. prywatności danych Sakura Finetek

Sakura Finetek posiada zespół ds. prywatności danych odpowiedzialny za nadzorowanie naszej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, takimi jak RODO, oraz za odpowiadanie na żądania dotyczące prywatności. W razie pytań dotyczących niniejszej polityki prywatności prosimy o kontakt pod adresem privacy@sakura.eu. 

Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?

Dane osobowe to wszystkie informacje, które umożliwiają nam identyfikację użytkownika. Możemy gromadzić, wykorzystywać, przechowywać i przekazywać różnego rodzaju dane osobowe na Twój temat. Ten proces można podzielić na następujące kategorie:

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe? 

Zbierane przez nas dane osobowe zazwyczaj przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów wynikających z naszych zobowiązań prawnych i uzasadnionych interesów biznesowych.

Kryteria stosowane do ustalenia okresu przechowywania Twoich danych osobowych różnią się w zależności od podstawy prawnej przetwarzania przez nas danych osobowych:

• Twoja zgoda: jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, zazwyczaj przechowujemy Twoje dane do momentu wycofania Twojej zgody. 
• Nasze uzasadnione interesy: jeśli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie naszych uzasadnionych interesów, zazwyczaj przechowujemy Twoje dane tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały one zgromadzone.
• Umowa między Tobą a nami: jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy, zwykle przechowujemy Twoje dane osobowe do czasu rozwiązania umowy. Może się jednak zdarzyć, że będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez dłuższy czas w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych.
• Obowiązek prawny: jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie obowiązku prawnego, zazwyczaj przechowujemy Twoje dane osobowe przez okres niezbędny do wypełnienia naszego obowiązku prawnego.
• Ustanowienie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych: możemy być zmuszeni do zastosowania „wstrzymania dokumentów”, które przechowujemy po upływie typowego okresu przechowywania, jeśli istnieje ryzyko wystąpienia roszczenia prawnego. W takim przypadku zachowamy informacje do czasu usunięcia wstrzymania, co zazwyczaj oznacza, że roszczenie lub ryzyko roszczenia zostało rozwiązane.

We wszystkich przypadkach, oprócz celów i podstaw prawnych, bierzemy również pod uwagę ilość, charakter i wrażliwość danych osobowych oraz potencjalne ryzyko szkody w wyniku nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia danych osobowych.

Komu udostępniamy dane osobowe

W obrębie Grupy Sakura Finetek: 

W ramach grupy Sakura Finetek dane osobowe będą przekazywane lub udostępniane jedynie tym podmiotom, które potrzebują tych danych w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych/prawnych lub w celu ochrony uzasadnionych interesów.

Aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa danych osobowych, zawarliśmy specjalne umowy z każdą jednostką Sakura (np. umowy o przetwarzaniu danych, o wspólnym administrowaniu danymi, standardowe klauzule umowne z podmiotami Sakura, które nie uwzględniają decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniej ochrony danych).  Ponadto Grupa Sakura Finetek wdrożyła odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych. Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych osobowych w ramach grupy Sakura Finetek, skontaktuj się z privacy@sakura.eu. 

Poza Grupą Sakura Finetek:

Możemy również ujawnić Twoje dane osobowe osobom trzecim. W zależności od czynności przetwarzania danych podstawą prawną przetwarzania jest:  

• Twoja zgoda,
• nasz uzasadniony interes (tylko jeśli Twoje interesy lub podstawowe prawa nie są nadrzędne w stosunku do naszych interesów), 
• nasze zobowiązania prawne lub regulacyjne. 

Na przykład w przypadku następujących odbiorców istnieje obowiązek prawny przekazywania danych osobowych: 

• organy publiczne lub nadzorcze, np. podatkowe, celne,
• organy sądowe i ścigania, np. policja, sądy, prokuratorzy, 
• prawnicy lub notariusze, np. w sporach prawnych.

Aby zwiększyć efektywność naszych działań, korzystamy z usług zewnętrznych dostawców usług (np. usług informatycznych), którzy mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych. Aby zapewnić, że dostawcy usług spełniają te same standardy ochrony danych co nasza firma, zawarliśmy odpowiednie umowy dotyczące przetwarzania zamówień. Umowy te regulują między innymi następujące kwestie:

• Osoby trzecie mają dostęp tylko do danych niezbędnych do wykonania przydzielonych im zadań. 
• Dostawcy usług udzielają dostępu do danych wyłącznie pracownikom, którzy wyraźnie zobowiązali się do przestrzegania przepisów o ochronie danych.
• Dostawcy usług przestrzegają środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących bezpieczeństwo i ochronę danych.
• Co dzieje się z danymi, gdy relacja biznesowa z dostawcą usług zostaje rozwiązana.

W przypadku usługodawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) podejmujemy specjalne środki bezpieczeństwa (np. za pomocą specjalnych klauzul umownych) w celu zapewnienia, że dane są traktowane z taką samą ostrożnością jak w EOG. Regularnie sprawdzamy wszystkich naszych dostawców usług w zakresie zgodności z naszymi specyfikacjami. 

Aby uzyskać więcej informacji na temat udostępniania danych osobowych, w tym listy odbiorców, prosimy o kontakt pod adresem privacy@sakura.eu.

Globalne czynności przetwarzania

Formularz kontaktowy 

Możesz podać nam swoje dane osobowe, wypełniając formularze lub kontaktując się z nami drogą pocztową, telefoniczną, elektroniczną lub w inny sposób. Obejmuje to:

• dane kontaktowe,
• dane identyfikacyjne,   
• treść wiadomości. 

Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w celu obsługi Twojego zapytania/wniosku. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6(1)(f) RODO, czyli nasz uzasadniony interes do udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Zapytanie/wniosek przetworzymy wewnętrznie i nie będziemy udostępniać Twoich danych stronom trzecim bez Twojej uprzedniej zgody.  Dane osobowe zostaną usunięte po ostatecznym rozpatrzeniu wniosku lub zapytania, o ile nie będzie to stało w sprzeczności z prawnymi wymogami ich przechowywania.

Proces aplikowania

(przez https://career.sakura.eu/solliciteer/?ref=JPNLS9CGB )

Przetwarzamy dane, które zostały nam przesłane w ramach Twojej aplikacji, aby sprawdzić, czy Twoje kwalifikacje zawodowe są odpowiednie dla danego stanowiska. Obejmuje to:  

• dane kontaktowe,  
• dane aplikacyjne,  
• inne informacje, które możesz nam dobrowolnie przesłać. 

Dane osobowe przetwarzamy tylko w celu: 

• podjęcia decyzji, czy spełniasz podstawowe wymagania dotyczące stanowiska bądź czy istnieje możliwość zatrudnienia Cię w najbliższej przyszłości; 
• ustalenia, czy masz prawo do wykonywania dla nas pracy; 
• oceny Twoich danych oraz wyników rozmowy kwalifikacyjnej; 
• kontaktu z Tobą w trakcie procesu rekrutacji. 

Podstawą prawną tego przetwarzania jest art. 6 (1)(b) RODO (stosunek przedumowny).

Jeśli aplikacja nie zostanie rozpatrzona pozytywnie, dane zostaną usunięte 4 miesiące po odrzuceniu aplikacji. Jeśli zostanie rozpatrzona pozytywnie, informacje zostaną zapisane w rejestrze zatrudnienia. Jeśli aplikacja zostanie odrzucona, możemy chcieć zachować Twoje dane osobowe w celu skontaktowania się z Tobą w przypadku alternatywnej możliwości rozwoju kariery w Sakura Finetek. W takim przypadku poprosimy Cię o wyrażenie zgody na przechowywanie Twoich danych osobowych przez kolejny rok. 

Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez osoby upoważnione do ich przetwarzania (np. dział kadr). Dane osobowe mogą również zostać udostępnione w ramach Grupy Sakura. Może to także obejmować przekazywanie danych poza UE/EOG (np. do Sakura Finetek USA). Za każdym razem, gdy przekazujemy dane osobowe poza UE/EOG, zapewniamy im podobny stopień ochrony, upewniając się, że wdrożono co najmniej jedno z poniższych zabezpieczeń:

• Dane zostaną przekazane do kraju uznanego przez Komisję Europejską za zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych osobowych (np. Sakura Finetek UK). 
• Będziemy stosować konkretne umowy zatwierdzone przez Komisję Europejską (tzw. standardowe klauzule umowne), które zapewniają taką samą ochronę danych osobowych, jaka obowiązuje w Europie (np. Sakura Finetek US). 

Zobowiązania umowne

Sakura wykorzystuje dane osobowe, aby wypełnić zobowiązania umowne wobec Twojej firmy i zarządzać relacjami z Tobą. Może to obejmować:  

• Wysyłanie ofert cenowych, zarządzanie zamówieniami, dostarczanie produktów i usług do Twojej firmy, fakturowanie, odpowiadanie na zgłoszenia serwisowe, przetwarzanie umów lub wypełnianie obowiązku due diligence (należytej staranności) — ta lista nie jest wyczerpująca. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 (1)(b) RODO (realizacja umowy). 

• Informowanie użytkowników w dowolny sposób (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, wiadomości tekstowych, mediów społecznościowych, poczty lub osobiście) o naszych produktach, usługach, publikacjach i wydarzeniach, które naszym zdaniem mogą być interesujące dla Ciebie i Twojej firmy, w oparciu o poprzednie zakupy i zainteresowanie naszymi produktami i usługami. 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6(1)(f) RODO (nasz uzasadniony interes w zakresie rozwijania działalności i relacji z Tobą). 

Sakura nie będzie sprzedawać ani wynajmować informacji umożliwiających identyfikację osobie trzeciej w jakimkolwiek celu. Sakura może korzystać z usług osób trzecich w celu świadczenia usług wsparcia w związku z naszymi witrynami internetowymi, a osoby te mogą od czasu do czasu mieć dostęp do danych osobowych niezbędnych do realizacji usług dla firmy Sakura.   Należy pamiętać, że Sakura wymaga, aby wszystkie takie osoby trzecie spełniały te same standardy ochrony danych co Sakura i nie wolno im wykorzystywać tych informacji do własnych celów marketingowych.

Konto MySakura 

Aby założyć konto, można zarejestrować się w MySakura pod adresem https://www.sakura.eu/Account; należy podać następujące informacje:   

• dane identyfikacyjne,  
• dane kontaktowe,

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Twoja zgoda. Posiadanie konta w MySakura umożliwia dostęp do różnych dokumentów dotyczących produktów Sakura Finetek, takich jak broszury, karty charakterystyki, certyfikaty jakości i certyfikaty ISO. 

Twoje dane osobowe będą przetwarzane wewnętrznie i nie będą udostępniane żadnym stronom trzecim. Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe w naszej bazie danych do momentu, gdy zdecydujesz się usunąć swoje konto. 

Seminaria internetowe na żądanie (rejestracja) 

Istnieje możliwość zarejestrowania się w celu uzyskania dostępu do szeregu seminariów internetowych na żądanie. Aby Cię zarejestrować, musimy przetworzyć następujące informacje na Twój temat:  

• dane identyfikacyjne,
• dane kontaktowe,
• nazwa stanowiska, 
• kraj. 

Informacje, które nam przekażesz, zostaną wykorzystane wyłącznie do udostępnienia Ci żądanego seminarium internetowego i nie będą przetwarzane w innych celach. Podstawą prawną przetwarzania danych jest Twoja zgoda. Twoje dane osobowe zostaną usunięte w przypadku wycofania zgody lub po upływie dwóch lat. 

Seminaria internetowe na żądanie (informacje zwrotne) 

Aby ulepszyć nasze produkty i treści naszych seminarów internetowych, możemy skontaktować się z Tobą w celu uzyskania informacji zwrotnych. Aby się z Tobą skontaktować, będziemy musieli przetwarzać następujące informacje na Twój temat:  

• dane identyfikacyjne. 
• Dane kontaktowe 
• nazwa stanowiska, 
• kraj, 
• nazwa seminarium internetowego, na które się zarejestrowałeś.

Informacje, które nam przekażesz, zostaną wykorzystane wyłącznie do skontaktowania się z Tobą w celu uzyskania informacji zwrotnej na temat seminarium internetowego, na które się zarejestrowałeś, i nie będą przetwarzane w innych celach. Podstawą prawną przetwarzania danych jest Twoja zgoda. Twoje dane osobowe zostaną usunięte z naszej bazy danych w przypadku wycofania zgody lub po upływie dwóch lat. 

Newsletter i e-maile marketingowe

Możemy wysyłać Ci informacje handlowe i promocyjne dotyczące produktów Sakura Finetek, nadchodzących seminariów internetowych i wydarzeń. Aby się z Tobą skontaktować, musimy przetworzyć następujące informacje na Twój temat:  

• dane kontaktowe, 
• dane identyfikacyjne, 

Większość przesyłanych przez nas wiadomości marketingowych/handlowych będzie wysyłana pocztą elektroniczną. Twoje dane będzie przetwarzał głównie nasz wewnętrzny dział marketingu. Możemy jednak udostępniać Twoje dane stronom trzecim, takim jak dostawcy seminariów internetowych lub organizatorzy wydarzeń. Podstawą prawną przetwarzania danych jest Twoja zgoda (podwójna zgoda), jeśli jesteś potencjalnym klientem/zainteresowaną stroną, lub nasz uzasadniony interes, jeśli jesteś istniejącym klientem. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, dopóki nie wycofasz swojej zgody (potencjalni klienci) lub nie wyrazisz zgody na takie przetwarzanie (istniejący klienci). Aby zrezygnować z otrzymywania newslettera, wystarczy kliknąć link rezygnacji znajdujący się na dole każdej wiadomości e-mail.

Naruszenie ochrony danych osobowych 

Naruszenie ochrony danych osobowych to naruszenie bezpieczeństwa, które wpływa na poufność, integralność lub dostępność Twoich danych osobowych. Wdrożyliśmy wewnętrzną procedurę postępowania w przypadku naruszeń ochrony danych osobowych i wyznaczyliśmy zespół reagowania na incydenty, aby skutecznie zarządzać incydentami naruszenia bezpieczeństwa. 

W zależności od stopnia naruszenia ochrony danych osobowych możemy powiadomić o tym zdarzeniu właściwy organ nadzorczy oraz poinformować Ciebie o takim naruszeniu ochrony danych osobowych. W takim przypadku będziemy musieli przetworzyć następujące informacje:  

Informacje o okolicznościach naruszenia ochrony danych osobowych (data incydentu, kategorie danych osobowych, których dotyczy naruszenie, kategorie osób, których dane dotyczą, potencjalne negatywne skutki naruszenia ochrony danych itp.). 

• dane identyfikacyjne, 
• dane kontaktowe,

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych poinformujemy o tym fakcie właściwy organ nadzorczy nie później niż 72 godziny po otrzymaniu informacji o tym fakcie i niezwłocznie poinformujemy Cię, jeśli naruszenie ochrony danych może spowodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw i wolności. 

Zapytania (zapytania osób, których dane dotyczą)

Jako osoba, której dane dotyczą, masz prawo do skorzystania z praw RODO. W celu przetworzenia zapytania może być konieczne podanie następujących informacji:   

• dane identyfikacyjne, 
• dane kontaktowe. 
• treść zapytania, 
• wynik zapytania.

Wdrożyliśmy wewnętrzną procedurę obsługi zapytań osób, których dane dotyczą. Mamy prawny obowiązek obsługi Twoich zapytań i prawnie uzasadniony interes w przetwarzaniu Twoich danych osobowych, aby móc je przeglądać i oceniać. Musimy również śledzić wszystkie zapytania osób, których dane dotyczą (zasada rozliczalności). Informacje dotyczące zapytania będą przechowywane w „Rejestrze zapytań podmiotu danych” do celów administracyjnych i dowodowych tylko przez okres 6 lat. 

Widżet mediów społecznościowych

Strona internetowa zawiera funkcje mediów społecznościowych, takie jak przyciski Facebook, LinkedIn, YouTube i Twitter, które są wyświetlane na naszej stronie internetowej. Te funkcje mogą zbierać Twój adres IP oraz podstrony, które odwiedzasz na naszej stronie internetowej, i mogą ustawić plik cookie, aby działały prawidłowo. Funkcje i widżety mediów społecznościowych są hostowane przez stronę trzecią lub hostowane bezpośrednio w naszej witrynie. Twoje interakcje z tymi funkcjami są regulowane przez politykę prywatności firmy, która je oferuje:  

• Facebook: https://www.facebook.com/about/privacy/previous
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy 
• YouTube: https://policies.google.com/privacy?gl=HR&hl=de 
• Twitter: https://policies.google.com/privacy?gl=HR&hl=de 

Media społecznościowe (LinkedIn) 

Załóżmy, że kontaktujesz się z nami za pośrednictwem LinkedIn (https://www.linkedin.com/company/sakura-finetek/). W takim przypadku możemy otrzymywać informacje z sieci społecznościowej, takie jak imię i nazwisko, informacje profilowe oraz wszelkie inne informacje, do których przyznałeś dostęp stronom trzecim. Dane, które otrzymujemy, zależą od Twoich ustawień prywatności w LinkedIn. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez LinkedIn można znaleźć w polityce prywatności LinkedIn. 

Twoje prawa RODO 

Poniżej znajduje się podsumowanie praw, które Ci przysługują:   

• Prawo dostępu: masz prawo złożyć do Sakura pisemny wniosek w celu: 
  1. potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe; 
  2. posiadania dostępu do swoich danych osobowych, które przechowujemy; 
  3. posiadania kopii swoich danych osobowych; 
  4. weryfikacji, czy Sakura przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem. 
• Prawo do sprostowania danych: masz prawo zażądać od Sakura sprostowania lub usunięcia danych, jeśli informacje przechowywane przez nas na Twój temat są niedokładne lub wprowadzają w błąd. 
• Prawo do usunięcia danych: masz prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych. 

Pamiętaj jednak, że nie zawsze możemy być w stanie spełnić żądanie usunięcia danych z określonych powodów prawnych, które zostaną przedstawione, jeśli będą miały zastosowanie, w momencie składania takiego wniosku.

• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania: z powodu szczególnych okoliczności masz prawo, w dowolnym momencie, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, które opiera się na naszym uzasadnionym interesie. 

W takim przypadku Sakura nie będzie już przetwarzać Twoich danych, chyba że przedstawi ważne, uzasadnione podstawy do ich przetwarzania, które przeważą nad Twoimi interesami, prawami i wolnościami, lub do ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń.

• Prawo do wycofania zgody: jeżeli przetwarzanie danych osobowych opiera się na Twojej zgodzie, masz prawo ją wycofać w każdej chwili. 

Informujemy, że wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody. 

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o kontakt pod adresem privacy@sakura.eu.

Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych w kraju, w którym mieszkasz, w którym mamy swoją siedzibę lub w którym doszło do domniemanego naruszenia przepisów o ochronie danych. 

Pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności i egzekwowania przepisów

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących jakiegokolwiek etapu przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem privacy@sakura.eu. Z tego adresu e-mail można również skorzystać, aby poinformować nas o wszelkich wątpliwościach dotyczących zgodności uzyskiwania i przetwarzania danych z naszą Polityką prywatności.

Zmiany w niniejszej polityce

W razie potrzeby możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Prosimy o zapoznanie się z naszą Polityką prywatności, zwłaszcza przed przekazaniem nam swoich danych osobowych.