Politique de confidentialité

La confiance que vous nous accordez est importante

Sakura Finetek respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos données à caractère personnel. Nous voulons nous assurer que vous comprenez bien quelles données à caractère personnel nous collectons à votre sujet lors de vos échanges avec Sakura Finetek Europe B.V. ou l’une de ses filiales (ci-après dénommée[s] collectivement ou individuellement « Sakura Finetek »), la manière dont nous les utilisons et nos méthodes pour garantir leur sécurité. 

La filiale responsable du traitement des données à caractère personnel dépend du pays depuis lequel vous êtes connecté(e) et de la manière dont vous interagissez avec nous. Veuillez consulter la section « Entités Sakura Finetek » pour vérifier quelle entité doit être considérée comme Responsable du traitement. 

Entités Sakura Finetek

Le Responsable du traitement est l’entité Sakura Finetek qui, seule ou conjointement avec une autre entité Sakura Finetek, détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel. 

Équipe Confidentialité des données de Sakura Finetek

Sakura Finetek dispose d’une équipe Confidentialité des données chargée de superviser notre conformité aux lois et réglementations applicables, telles que le RGPD, et de répondre aux demandes de confidentialité. Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, veuillez contacter privacy@sakura.eu. 

Quelles données à caractère personnel collectons-nous et traitons-nous ?

Les données à caractère personnel sont toutes les informations qui nous permettent de vous identifier. Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données à caractère personnel vous concernant. Les catégories suivantes peuvent être distinguées :

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ? 

Nous conservons généralement les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux fins énoncées, conformément à nos obligations légales et à nos intérêts commerciaux légitimes.

Les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel vous concernant varient en fonction de la base juridique sur laquelle nous traitons les données à caractère personnel :

• Votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, nous conservons généralement vos informations jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement. 
• Nos intérêts légitimes : lorsque le traitement est basé sur nos intérêts légitimes, nous conservons généralement vos données aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
• Un contrat entre vous et nous : lorsque le traitement est basé sur un contrat, nous conservons généralement vos données à caractère personnel jusqu’à la résiliation du contrat. Toutefois, il peut arriver que nous conservions vos données à caractère personnel pendant une période plus longue afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
• Obligation légale : lorsque le traitement est basé sur une obligation légale, nous conservons généralement vos données à caractère personnel pendant la durée nécessaire pour remplir notre obligation légale.
• Établissement, exercice ou défense d’un droit en justice : nous pouvons avoir besoin d’appliquer une « conservation à des fins juridiques » qui conserve les informations au-delà de notre période de conservation habituelle lorsque nous sommes confrontés à la menace d’un droit en justice. Dans ce cas, nous conserverons les informations jusqu’à ce que la mise en attente soit supprimée, ce qui signifie généralement que la réclamation ou la menace de réclamation a été résolue.

Dans tous les cas, en plus des finalités et des bases légales, nous tenons également compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données à caractère personnel et du risque potentiel de préjudice découlant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel.

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Au sein du groupe Sakura Finetek : 

Au sein du groupe Sakura Finetek, vos données à caractère personnel seront uniquement transférées ou mises à la disposition des entités qui ont besoin de vos informations personnelles afin de remplir nos obligations contractuelles/légales ou de protéger nos intérêts légitimes.

Pour garantir un niveau élevé de sécurité de vos données à caractère personnel, nous avons conclu des accords spécifiques avec chaque entité Sakura (par ex. conclusion d’accords sur le traitement des données, conclusion d’accords de co-responsable du traitement, conclusion de clauses contractuelles types avec des entités Sakura qui ne bénéficient pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne).  En outre, le groupe Sakura Finetek a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau élevé de sécurité de vos données à caractère personnel. Pour plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel au sein du groupe Sakura Finetek, veuillez contacter : privacy@sakura.eu. 

En dehors du groupe Sakura Finetek :

Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles à des tiers. En fonction de l’activité de traitement en question, la base juridique du traitement serait :  

• votre consentement
• notre intérêt légitime (uniquement si vos intérêts ou droits fondamentaux ne prévalent pas sur nos intérêts) 
• notre obligation légale ou réglementaire. 

Pour les destinataires suivants, par exemple, il existe une obligation légale de transmettre vos données à caractère personnel : 

• autorités publiques ou de surveillance, par ex. les autorités fiscales, les autorités douanières ;
• autorités judiciaires et chargées de l’application du droit, par ex. police, tribunaux, procureurs généraux ; 
• avocats ou notaires, par ex. en cas de litiges juridiques.

Pour rendre nos opérations plus efficaces, nous faisons appel aux services de prestataires externes (par ex. prestataires de services informatiques) qui peuvent avoir accès à vos données à caractère personnel. Afin de nous assurer que les prestataires de services respectent les mêmes normes de protection des données que dans notre entreprise, nous avons conclu des contrats appropriés pour le traitement des commandes. Ces contrats régissent, entre autres, ce qui suit :

• les tiers n’ont accès qu’aux données dont ils ont besoin pour exécuter les tâches qui leur sont confiées ; 
• les prestataires de services n’accordent l’accès à vos données qu’aux employés qui se sont explicitement engagés à respecter les réglementations en matière de protection des données ;
• les prestataires de services respectent les mesures techniques et organisationnelles qui garantissent la sécurité et la protection des données ;
• ce qu’il advient des données lorsque la relation d’affaires entre le prestataire de services et nous est résiliée.

Pour les prestataires de services implantés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), nous prenons des mesures de sécurité particulières (par ex. en utilisant des clauses contractuelles spéciales) afin de nous assurer que les données sont traitées avec le même niveau de prudence que celui exercé dans l’EEE. Nous vérifions régulièrement la conformité de tous nos prestataires de services avec nos spécifications.

Si vous souhaitez plus d’informations sur le partage de vos données à caractère personnel, y compris la liste des destinataires, veuillez contacter : privacy@sakura.eu.

Activités de traitement mondial

Formulaire de contact 

Vous pouvez nous fournir des données à caractère personnel en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par courrier, téléphone, e-mail ou autre. Cela comprend :

• vos coordonnées ;
• vos données d’identification ;   
• le contenu de votre message. 

Nous traitons vos données uniquement pour traiter votre demande/requête. La base juridique du traitement repose sur l’art. 6(1)(f) du RGPD, à savoir notre intérêt légitime à répondre à votre demande. Votre demande/requête sera traitée en interne et nous ne partagerons pas vos informations avec des tiers sans votre consentement préalable.  Vos données à caractère personnel seront supprimées après le traitement final de votre demande ou requête, sauf exigence légale contraire en matière de stockage.

Procédure de candidature

(via https://career.sakura.eu/solliciteer/?ref=JPNLS9CGB )

Nous traitons les données que vous nous avez communiquées dans le cadre de votre candidature afin de vérifier si vos qualifications professionnelles sont adaptées au poste annoncé. Cela comprend :  

• vos coordonnées ;  
• vos données de candidature ;  
• d’autres informations que vous pouvez nous communiquer librement. 

Nous ne traiterons vos données à caractère personnel que pour : 

• décider si vous répondez aux exigences de base du poste ou si vous pourriez être embauché(e) dans un avenir proche ; 
• déterminer si vous êtes légalement autorisé(e) à travailler pour nous ; 
• évaluer vos informations et les résultats de tout entretien ; 
• et communiquer avec vous pendant la procédure de recrutement. 

La base juridique de ce traitement repose sur l’art. 6(1)(b) du RGPD (relation précontractuelle).

Si votre candidature n’est pas retenue, vos données seront supprimées dans un délai de 4 mois. Si votre candidature est retenue, vos informations seront enregistrées dans votre dossier d’emploi. Si votre candidature est rejetée, nous pouvons conserver vos données personnelles pour vous contacter en cas d’opportunité de carrière alternative au sein de Sakura Finetek. Dans ce cas, nous vous demanderons votre consentement pour nous permettre de conserver vos données à caractère personnel un an de plus. 

Vos données à caractère personnel ne seront traitées que par des personnes autorisées à les traiter (par ex. le département des RH). Nous pouvons également partager vos données à caractère personnel au sein du groupe Sakura. Cela peut également impliquer le transfert de vos données en dehors de l’UE/EEE (par ex. à Sakura Finetek USA). Lorsque nous transférons vos données à caractère personnel hors de l’UE/EEE, nous veillons à ce qu’un niveau de protection similaire soit accordé à vos données en nous assurant qu’au moins l’une des mesures de protection suivantes est mise en œuvre :

• les données seront transférées vers un pays réputé fournir un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel par la Commission européenne (par ex. Sakura Finetek UK) ; 
• nous utiliserons des contrats spécifiques approuvés par la Commission européenne (appelés clauses contractuelles types) qui offrent aux données à caractère personnel la même protection qu’en Europe (par ex. Sakura Finetek US). 

Obligations contractuelles

Sakura utilise vos données à caractère personnel pour remplir ses obligations contractuelles envers votre entreprise et pour gérer notre relation avec vous. Cela peut inclure :  

• l’envoi de devis, la gestion des commandes, la fourniture de produits et de services, l’envoi des factures, la réponse à vos demandes de service, le traitement de contrats ou la réalisation de toute diligence raisonnable requise (liste non exhaustive). 

La base juridique du traitement repose sur l’art. 6(1)(b) du RGPD (exécution d’un contrat). 

• vous contacter par tout moyen (e-mail, téléphone, message texte, réseaux sociaux, courrier postal ou échange en direct) en vue de vous informer sur nos produits, services, publications et événements qui pourraient vous intéresser vous et votre entreprise, en fonction de vos précédents achats et de l’intérêt manifesté à l’égard de nos produits et services. 

La base juridique du traitement repose sur l’art. 6(1)(f) du RGPD (notre intérêt légitime à développer nos activités et nos relations avec vous). 

Vos renseignements personnels ne seront en aucun cas vendus ou loués par Sakura à un tiers pour quelque fin que ce soit. Sakura peut avoir recours aux services de tiers afin de bénéficier de services d’assistance en ce qui concerne l’utilisation de nos sites web. Ces tiers peuvent, de manière ponctuelle, avoir accès à vos renseignements personnels dans le but de fournir ces services. Il convient de noter que Sakura demande à ces tiers de respecter les mêmes normes en matière de protection des données que celles respectées par Sakura et de ne jamais utiliser ces données à des fins de marketing propres à ces tiers.

Compte MySakura 

Vous pouvez vous inscrire sur MySakura à l’adresse https://www.sakura.eu/Account pour créer un compte. Pour cela, vous devrez nous fournir les informations suivantes :  

• Données d’identification  
• Coordonnées

La base juridique du traitement est votre consentement. Avoir un compte sur MySakura permet d’accéder à divers documents sur les produits Sakura Finetek, tels que brochures, fiches de données de sécurité, certificats de qualité et certificats ISO. 

Vos données à caractère personnel seront traitées en interne et ne seront partagées avec aucun tiers. Nous conserverons vos données à caractère personnel dans notre base de données jusqu’à ce que vous décidiez de supprimer votre compte. 

Webinaires à la demande (inscription) 

Vous avez la possibilité de vous inscrire pour accéder à une gamme de webinaires à la demande. Pour vous inscrire, nous devons traiter les informations suivantes vous concernant :  

• Données d’identification
• Coordonnées
• Fonction 
• Pays 

Les informations que vous nous fournissez seront uniquement utilisées pour vous fournir le webinaire demandé et ne seront pas traitées à d’autres fins. La base juridique du traitement est votre consentement. Vos données personnelles seront supprimées si vous retirez votre consentement ou après deux ans. 

Webinaires à la demande (retours) 

Pour améliorer nos produits et le contenu de nos webinaires, nous pouvons vous contacter pour obtenir votre avis. Pour vous contacter, nous devons traiter les informations suivantes vous concernant :  

• Données d’identification 
• Coordonnées 
• Fonction 
• Pays 
• Nom du webinaire auquel vous vous êtes inscrit.

Les informations que vous fournissez seront utilisées uniquement pour vous contacter afin de recueillir vos commentaires concernant le webinaire auquel vous vous êtes inscrit et ne seront pas traitées à d’autres fins. La base juridique du traitement est votre consentement. Vos données à caractère personnel seront supprimées de notre base de données si vous retirez votre consentement ou après une période de deux ans. 

Newsletter et e-mails marketing

Nous pouvons vous envoyer des communications commerciales et promotionnelles concernant les produits Sakura Finetek, les webinaires et les événements à venir. Pour vous contacter, nous devons traiter les informations suivantes vous concernant :  

• Coordonnées 
• Données d’identification. 

La plupart de nos messages commerciaux/marketing seront envoyés par e-mail. Notre service marketing interne traitera principalement vos informations. Toutefois, nous pouvons également partager vos informations avec des tiers, tels que les fournisseurs de webinaires ou les organisateurs d’événements. La base juridique du traitement est votre consentement (double opt-in) si vous êtes un client potentiel/une partie intéressée ou notre intérêt légitime si vous êtes un client existant. Nous traiterons vos données à caractère personnel aussi longtemps que vous n’aurez pas retiré votre consentement (clients potentiels) ou refusé ce traitement de données (clients existants). Si vous souhaitez vous désabonner de la newsletter, il vous suffit de cliquer sur le « lien de désinscription » fourni au bas de chaque e-mail de communication.

Violation de données à caractère personnel 

Une violation de données à caractère personnel est une violation de la sécurité qui a affecté la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité de vos données à caractère personnel. Nous avons mis en place une procédure interne pour traiter les violations de données à caractère personnel et désigné une équipe d’intervention en cas d’incident pour gérer efficacement les incidents de sécurité. 

En fonction de la gravité de la violation des données à caractère personnel, nous pouvons notifier l’incident à l’autorité de contrôle compétente et vous communiquer la violation des données à caractère personnel. Dans ce cas, nous devrons traiter les informations suivantes :  

Informations concernant les circonstances d’une violation de données à caractère personnel (date de l’incident, catégories de données à caractère personnel concernées par la violation de données, catégories de personnes concernées par la violation de données, effets négatifs potentiels de la violation de données, etc.). 

• Données d’identification 
• Coordonnées.

En cas de violation de données à caractère personnel, nous informerons l’autorité de contrôle compétente au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance et vous informerons sans délai si la violation de données est susceptible d’entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés. 

Demandes (demandes de personnes concernées)

En tant que personne concernée, vous avez le droit d’exercer vos droits en vertu du RGPD. Pour traiter votre demande, nous pouvons avoir besoin des informations suivantes vous concernant :  

• Données d’identification 
• Coordonnées 
• Contenu de votre demande 
• Résultat de la demande.

Nous avons mis en place une procédure interne pour traiter les demandes des personnes concernées. Nous avons l’obligation légale de traiter vos demandes et un intérêt légitime à traiter vos données à caractère personnel pour pouvoir examiner et évaluer votre demande. Nous devons également garder une trace de toutes les demandes des personnes concernées (principe de responsabilité). Les informations concernant votre demande seront stockées dans un « Registre des demandes des personnes concernées » spécifique à des fins administratives et de preuve uniquement pour une période de 6 ans. 

Widget de réseaux sociaux

Le site web comprend des fonctionnalités de réseaux sociaux, telles que les boutons Facebook, LinkedIn, YouTube et Twitter, qui s’exécutent sur notre site web. Ces caractéristiques peuvent collecter votre adresse IP et la page que vous visitez sur notre site web et installer un cookie pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner correctement. Les fonctionnalités et widgets de réseaux sociaux sont hébergés par un tiers ou directement sur notre site. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la politique de confidentialité de l’entreprise qui les fournit :  

• Facebook : https://www.facebook.com/about/privacy/previous
• LinkedIn : https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy 
• YouTube : https://policies.google.com/privacy?gl=HR&hl=fr 
• Twitter : https://policies.google.com/privacy?gl=HR&hl=fr 

Réseaux sociaux (LinkedIn) 

Supposons que vous interagissiez avec nous via LinkedIn (https://www.linkedin.com/company/sakura-finetek/). Dans ce cas, il se peut que nous recevions des informations du réseau social, telles que votre nom, vos informations de profil et toute autre information que vous autorisez le réseau à partager avec des tiers. Les données que nous recevons dépendent de vos paramètres de confidentialité sur LinkedIn. Pour plus d’informations sur la manière dont LinkedIn traite vos données personnelles, veuillez lire la politique de confidentialité de LinkedIn. 

Vos droits en vertu du RGPD 

Vous trouverez ci-dessous un résumé de vos droits :   

• Droit d’accès : vous avez le droit de demander par écrit à Sakura : 
  1. d’avoir la confirmation que nous traitons vos données à caractère personnel ; 
  2. d’avoir accès aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet ; 
  3. d’avoir une copie de vos données à caractère personnel ; 
  4. de vérifier si Sakura traite légalement vos données à caractère personnel. 
• Droit de rectification : vous avez le droit, lorsque les informations que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou trompeuses, de demander à Sakura de rectifier ou d’effacer les données. 
• Droit à l’oubli : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel. 

Veuillez toutefois noter que nous ne serons pas toujours en mesure de répondre à votre demande d’effacement pour des raisons légales spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.

• Droit d’opposition : vous avez à tout moment le droit de vous opposer, pour des motifs liés à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant qui est fondé sur notre intérêt légitime. 

Dans ce cas, Sakura ne traitera plus vos données, sauf si Sakura démontre des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

• Droit de rétractation : si le traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. 

Veuillez noter que le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. 

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@sakura.eu.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données au sein du pays dans lequel vous avez établi résidence et nous sommes implantés ou dans lequel une violation présumée de la loi sur la protection des données a eu lieu. 

Questions relatives à la politique de confidentialité et à son application

Pour toutes questions ou observations relatives au traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@sakura.eu. Vous pouvez également nous envoyer un e-mail pour nous soumettre vos observations concernant la conformité avec notre Politique de confidentialité.

Modifications de la présente politique

Nous sommes susceptibles de mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Dès lors, nous vous invitons à la consulter régulièrement, notamment avant de nous envoyer toute donnée à caractère personnel.